Case Study

Lexington Country Club

Je n'imagine pas une seconde revenir à notre mode de fonctionnement d'avant. Je n'ai pas assez de mots pour dire tout le bien que je pense de Beanworks.

Leslie K. , Contrôleuse, Lexington Country Club

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Le Lexington Country Club est une communauté privée pittoresque dans le sud-ouest de la Floride comptant plus de 1 400 résidents vivant dans deux villages voisins distincts. Avec les installations du club réparties sur plus de 180 hectares, les résidents ont accès à un parcours professionnel de 18 trous, des courts de tennis, des piscines, des terrains de jeux et le club-house principal, qui constitue le point de rassemblement et sert chaque année de cadre à de nombreuses réceptions privées somptueuses.

Depuis sa création en 1995, le Lexington Country Club s’est développé progressivement au fil des ans à travers des projets de construction, y compris une nouvelle villa et un complexe immobilier. Alors que les installations s’agrandissaient, le volume de factures papier traitées chaque semaine par le club augmentait également. La contrôleuse du Lexington Country Club, Leslie King, a reconnu le problème et commencé à chercher une solution.

Le défi

Alors que certaines factures se perdaient , d’autres parvenaient jusqu’à la comptabilité, pour finir sur une pile en attente sur le bureau. « Nous avions tellement de papiers à traiter, et ça partait dans tous les sens, » dit King.

L’autre problème était la clôture des livres à la fin de l’exercice. Avant chaque clôture, King devait rappeler aux responsables de chaque service de lui transmettre les factures restantes. Immanquablement, quelques mois plus tard, une facture manquante faisait sa réapparition. « J’avais déjà clôturé l’exercice, » dit King. « Et je devais l’inclure au nouveau budget et je n’aimais pas du tout ça. »

Prise de décision

King a commencé à rechercher une solution de gestion des créances en contactant EZclubAP pour une démonstration de son produit. « J’ai mobilisé mon personnel, les personnes qui seraient amenées à travailler avec, et je leur ai partagé la démonstration, » dit King. « Ils l’ont adopté immédiatement. » Avant tout, son personnel voulait une solution facile à utiliser. « Ils ne voulaient pas que je trouve et achète un système trop compliqué, ou sur lequel ils ne pourraient pas former facilement les autres membres du personnel à son utilisation. »

Pour King, Beanworks proposait exactement les fonctionnalités requises, car il permettrait de stocker tous ses documents relatifs aux créances, suivre la progression des factures et s’intégrer harmonieusement au système de comptabilité Jonas Club.

Mise en œuvre

Alors que l’équipe de King avait initialement prévu un mois pour la mise en œuvre de Beanworks, en pratique, la transition n’a pris qu’une semaine. Le Lexington Country Club a également été en mesure de configurer sa propre instance Beanworks pour l’adapter aux différentes entités pour chacune des propriétés du club. « Beanworks nous a beaucoup aidé à la mise en place, en important les données de notre grand livre et en s’assurant que toutes les spécificités qui nous sont propres fonctionnaient bien. »

Accomplissements

Grâce à Beanworks, les retards d’approbation des factures ont considérablement diminué. Par exemple, dans l’un des syndics de copropriété gérés par le club, toutes les factures sont approuvées par une trésorière qui voyage très souvent. Avant, le syndicat de copropriété aurait délégué la tâche ou repoussé les approbations jusqu’à son retour. En tant que solution basée sur le cloud, Beanworks permet de réaliser les approbations à distance. « Le mois dernier, la trésorière se trouvait sur un bateau de croisière en Alaska, où elle s’est connectée sur son ordinateur, a ouvert Beanworks et a approuvé les factures de cette manière, » se rappelle King, qui utilise la fonctionnalité d’accès à distance pour approuver les cycles de vérification de chez elle. « Beanworks a véritablement permis de simplifier ce processus. Il n’y a plus de retards. »

Il y a aussi eu des améliorations de processus notables dans d’autres activités de l’entreprise. « Nous faisons de nombreux achats d’immobilisations et je dois conserver ces factures à un endroit distinct, » dit King. « Avant, je devais chercher le fichier, l’extraire, enlever l’agrafe, photocopier cette facture et la numériser. Maintenant, j’ai juste à rechercher la facture dans Beanworks. »

Le véritable test pour King a été après le passage de l’ouragan Irma à travers laFloride, forçant les résidents et le personnel du Lexington Country Club à évacuer provisoirement. « Une semaine après l’ouragan, j’étais la seule à revenir au bureau. Tout mon personnel était bloqué et je devais effectuer un cycle de vérification. Je n’en avais jamais fait, tout ce que j’avais vu c’était cette démo, plusieurs années auparavant. » Sans aucune formation, King a réussi dans sa tâche. « J’applaudis Beanworks de rendre les choses aussi faciles. »

En repensant aux années avant l’adoption de Beanworks, King est catégorique. « Je ne comprends vraiment pas pourquoi tout le monde n’utilise pas Beanworks, parce que je n’imagine pas une seconde revenir à notre mode de fonctionnement d’avant. Je n’ai pas assez de mots pour dire tout le bien que je pense de Beanworks. »

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