Case Study

Homepoint

« En éliminant le travail administratif consistant à acheminer les documents par e-mail, les suivis sont beaucoup plus simples car nous pouvons effectuer un tri en fonction des personnes pour lesquelles nous attendons des approbations, et nous pouvons leur envoyer des relances e-mail. Il y a également les relances automatiques. Quoi qu'il en soit, nous avons été en mesure de gagner entre trois et cinq minutes par facture. »

Sarah R., Responsable des créances, Homepoint

Industry
Services financiers

Company Size
PME

Accounting Software
Sage Intacct


Homepoint est une société nationale multicanal initiatrice et administratrice de prêts hypothécaires aux États-Unis, dont le siège social se trouve à Ann Arbor, dans le Michigan. Son système de prêt est axé sur la rapidité et la cohérence pour les clients et les partenaires, le tout associé à un service client de qualité supérieure. La société propose des prêts hypothécaires inversés, des prêts conventionnels et des services de refinancement. Fondée en 2015, la société a rapidement évolué vers un personnel varié et réparti sur plusieurs sites, avec plus de 1 000 employés et une licence d’exercice dans les 50 États.

Le défi

Les créances constituent la partie la plus frustrante et la plus chronophage de la comptabilité. Adopter un logiciel d’automatisation a été un véritable défi pour les cinq bureaux de Homepoint, répartis sur plusieurs fuseaux horaires et dans différents services. La société avait quelques inquiétudes quant à l’intégration d’un logiciel d’automatisation des créances à son système de comptabilité existant. Elle souhaitait une solution de gestion des créances centralisée et une adoption à l’échelle de l’entreprise pour des opérations normalisées.

La décision

Bill Fischer, Contrôleur chez Homepoint explique cette décision : « Nous recherchions une solution d’automatisation des créances pour normaliser nos procédures, ajouter une certaine structure, suivre les éléments non réglés et générer des rapports à ce sujet pour offrir à l’entreprise un mode de fonctionnement normalisé, au lieu de recevoir directement les factures émises par les fournisseurs ou les clients ».

L’un des facteurs les plus importants dans le choix de Beanworks était la capacité à automatiser l’ensemble du processus des créances et à afficher en temps réel les données relatives à celles-ci. Pour Homepoint, ce choix est crucial pour l’entreprise car le personnel chargé de la gestion des créances reçoit constamment des questions concernant le statut des factures ou paiements, notamment en cas d’afflux, en dehors des délais standards.

Grâce à Beanworks, le personnel chargé de la gestion des créances peut se connecter et fournir aux demandeurs une mise à jour instantanée du statut, à tout moment et en temps réel. Homepoint a également formé son personnel à l’échelle de l’entreprise à l’usage de Beanworks afin que les demandeurs soient en mesure de vérifier le statut des factures, des approbations et des paiements par eux-mêmes. Cela garantit un gain de temps au personnel en charge des créances, aux approbateurs, aux fournisseurs et aux prestataires.

Mise en œuvre

Beanworks offre une automatisation de bout en bout des créances pour Sage Intacct, le système de grand livre dans lequel toute l’activité est consignée pour Homepoint. Sage Intacct est un logiciel ERP de comptabilité basé sur le cloud, de qualité professionnelle, capable de fournir des fonctionnalités et informations aux entreprises pour leur permettre de passer de leur premier million à leur premier milliard.

Les factures traitées dans Beanworks permettent de créer automatiquement les entrées du journal dans Sage, que vous saisissiez la facture ou le paiement, car les deux systèmes sont intégrés pour un système de créances consolidé. Le personnel de Homepoint en charge des créances peut accéder à Beanworks pour consulter les factures payées dans le réseau, retirer le paiement, et voir tous les éléments payés, faire une capture d’écran des paiements et les renvoyer aux demandeurs.

Le processus de gestion des créances reste le même dans Sage Intacct, car les données circulent dans Beanworks où les données sont saisies. Une fois complétées et approuvées, elles circulent en sens inverse et sont synchronisées avec le grand livre Sage Intacct pour un traitement transparent.

Concernant l’efficacité de la modernisation de l’ensemble du processus de gestion des créances, de la décision d’achat à l’approbation des factures avec les paiements électroniques, le contrôleur Bill Fischer déclare, « Je peux dire en toute sincérité que grâce à Beanworks, l’automatisation des créances a réellement pu se faire ainsi que tout ce que nous en attendions. Nous l’avons fait plus rapidement que ce qui était prévu. La solution a donc tenu ses promesses et continue de le faire. »

Accomplissements

Beanworks a été à la hauteur de sa proposition de valeur pour rationaliser les créances avec « Code. Approuver. Payer » qui a permis aux associés de Homepoint en charge des créances d’utiliser Beanworks au quotidien. S’y connecter est la première chose qu’ils font pour traiter les factures. De même, l’équipe de codage de l’entreprise utilise Beanworks pour les charges à payer, pour tirer chaque facture et s’assurer qu’elles ont été correctement codées. Enfin, le responsable des créances et tous les associés de niveau supérieur en charge des créances, qui sont les approbateurs, utilisent Beanworks.

Avant Beanworks, la société disposait d’une messagerie partagée pour la gestion des créances. La société recevait les factures et les analysaient dans le système de gestion des créances. Un membre du personnel surveillait la messagerie et envoyait chaque facture manuellement par e-mail pour les approbations. Après avoir attendu les approbations, il envoyait des e-mails de suivi pour les approbations en attente. Il s’agissait d’un processus manuel et fastidieux. Après les approbations, le personnel en charge des créances faisait correspondre les factures avec les approbations téléchargées, puis les chargeaient dans Sage Intacct. Enfin, il saisissait les données des factures. Cela nécessitait beaucoup de travail en amont avant de pouvoir procéder au paiement des factures.

Avant l’automatisation des créances de Beanworks, les associés en charge des factures les traitaient quotidiennement. Après l’intégration de Beanworks à leur système de gestion des créances, les associés qui en avaient la charge peuvent se concentrer sur les paiements des factures sur deux jours et travailler à d’autres tâches les trois autres jours. L’automatisation des créances de Beanworks a permis de réduire la main d’œuvre et les erreurs de saisie des données pour Homepoint.

Cela permet d’avoir une vision claire des créances à tout moment. Sarah Rehbein, responsable de la gestion des créances chez Homepoint, déclare que sa fonctionnalité favorite est le gain de temps lors du traitement des factures.  « Je peux voir quelle équipe a besoin d’aide suite à un congé ou un arrêt maladie, où quel fournisseur suivre pour des factures non réglées. Je n’ai plus à me soucier de ce qu’il manque dans l’e-mail ou de si un élément a été supprimé. Je peux avoir confiance dans les statuts des créances, envoyer facilement des e-mails de suivi aux approbateurs, et je gagne entre trois et cinq minutes par facture traitée. »

Gagnez du temps, améliorez le contrôle et éliminez les paiements en double

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