Case Study

Gateway Property Management

La solution automatisée basée sur le cloud de Beanworks a permis une gestion plus efficace des échéances, des paiements et des frais généraux en éliminant environ 35 % des frais d'acheminement des documents imprimés.

Diane T., Contrôleuse, Gateway Property Management

Industry
Property Management

Company Size
PME

Accounting Software
Yardi


Chez Gateway Property Management, les créances constituaient un véritable défi. Leur volume était impressionnant et la société continuait à tout traiter sur papier.

Le défi

Chez Gateway Property Management, les créances étaient un véritable cauchemar. Le volume des factures était impressionnant et la société continuait à tout traiter sur papier. L’équipe financière était submergée par des noms de fournisseurs incorrects, des paiements de propriétés erronées et des erreurs de codage des factures. Dans le même temps, l’équipe de gestion avait peu de visibilité sur les factures non réglées et sur leur emplacement dans le workflow. La structure des succursales nationales de Gateway a conduit à des retards de réception des papiers, ce qui entrainait des retards de paiement et des pénalités inutiles. Ces problèmes étaient aggravés par l’exigence de la branche auprès du personnel administratif d’appliquer le codage des comptes, moins fiable que s’il avait été réalisé par le service comptable. Le PDG, Scott Ulrich, et la contrôleuse, Diane Trent, savaient qu’ils avaient besoin d’une solution.

Prise de décision

Beanworks avait déjà contacté Gateway en lui proposant un nouveau logiciel basé sur le cloud capable de rationaliser son processus de gestion des créances,soit environ 7 500 factures par mois. Après avoir évalué les problèmes de comptabilité, Ulrich et Trent ont commencé à voir Beanworks comme une solution potentielle, parmi d’autres. Beanworks s’est démarqué de la concurrence car nous n’avons pas besoin que les factures soient envoyées à des tiers, ce qui signifiait que l’équipe de Trent aurait le contrôle complet de la numérisation et du codage. Enfin, Beanworks est une société canadienne, les données de Gateway étant hébergées sur un serveur basé au Canada afin de garantir la conformité avec les réglementations gouvernementales, notre position locale nous a permis de lui fournir une assistance solide.

Mise en œuvre

Avant la mise en œuvre, Beanworks s’est rendu compte de la grande complexité du process d’approbation de Gateway . Nous sommes rapidement intervenus dans la création d’une structure offrant à son personnel plus de temps pour se concentrer sur le soutien à apporter aux bureaux régionaux dans leur déploiement. Ulrich et Trent étaient ravis denotre gestion du processus d’intégration, notant notre excellent service client. Quel que soit l’obstacle qui s’élevait, Beanworks a collaboré étroitement avec Gateway pour en venir à bout. Nous avons établi une liste précise des besoins de son équipe, et nous avons été en mesure de personnaliser le rapport numérique de sauvegarde du paiement par chèque pour produire les données requises et être plus efficace. En un mot, les accompagner de la planification à la formation, Beanworks a fourni à l’entreprise l’aide nécessaire pour déployer le système dans toutes ses succursales avec une interruption minimale de son workflow.

Accomplissements

Une fois Beanworks adopté par Gateway, les bénéfices se sont immédiatement faits remarquer. Trent a été en mesure de déplacer l’ensemble du processus de gestion des créances d’un système décentralisé vers un système centralisé. En réattribuant la fonction de codage à l’équipe comptable, l’entreprise a été en mesure de libérer jusqu’à 20 % du temps de l’administrateur sans augmentation du personnel comptable. Les huit bureaux régionaux ont continué à avoir accès aux factures, mais ils ont gagné du temps pour d’autres tâches ou initiatives, se traduisant par une meilleure productivité sur l’ensemble de l’entreprise. En éliminant les factures imprimées et en adoptant le nouveau workflow, qui offre plus de visibilité et de flexibilité, Gateway a été en mesure d’accroître son efficacité. Notre solution automatisée basée sur le cloud a permis une gestion plus efficace des échéances, des paiements et des frais généraux en éliminant environ 35 % des frais d’acheminement des documents imprimés. Enfin, étant une entreprise soumise à des fluctuations constantes du volume, Gateway a pu bénéficier de coûts plus faibles lorsque les volumes l’étaient aussi grâce à notre structure de tarification en fonction du volume.

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