Case Study

Christian School District

« Notre principale difficulté était que tout était fait sur papier : doublons de bons de commande, doublons de factures, bordereaux de marchandises sans informations de suivi. En moyenne, nous manipulions une feuille de papier 5 fois avant qu'elle ne soit enfin attribuée à un talon de chèque et classée. »

Cynthia Boaz, Directrice commerciale, Christian School District

Industry
Enseignement

Company Size
PME

Accounting Software
Sage 50 États-Unis


Un établissement scolaire confronté à des doublons de factures et à des erreurs de saisie des données remplace le processus manuel de créances par l’automatisation.

  • Réattribution à 100 % du temps passé à classer les chèques et factures
  • Temps de rapprochement des cartes de crédit réduit à 1 heure par mois au lieu de 4 heures par semaine
  • Meilleures projections de trésorerie grâce à l’élimination des factures en doublon.

Christian School District est une école prématernelle privée, indépendante et religieuse, située dans l’État du Missouri aux États-Unis. En 1980, l’école a ouvert ses portes avec 11 écoliers et s’est progressivement développée jusqu’à compter 600 élèves et 150 employés aujourd’hui.

District scolaire chrétien

Les difficultés

Une quantité phénoménale de papier rendait la Christian School District vulnérable à divers risques liés aux créances. Ils constataient des doublons de bons de commande et de factures, mais aussi des bordereaux de marchandises sans informations de suivi en ligne. « En moyenne, nous manipulions une feuille de papier cinq fois avant qu’elle ne soit enfin attribuée à un talon de chèque et classée », explique Cynthia Boaz, CPA et directrice commerciale de l’école. Environ 200 factures étaient traitées manuellement, donc il fallait du temps pour trouver les documents et les données. « Puisque tout passait de main en main, personne ne savait sur quel bureau le papier se trouvait à un moment donné. »

Un autre exercice manuel consistait à aller chaque jour jusqu’à la boîte aux lettres. Le personnel en charge des créances devait s’assurer que le service commercial recevait les factures à temps afin de les traiter avant pour le cycle de vérification mensuel. Les processus papier représentaient une tâche ardue puisqu’il fallait coder les données avec exactitude et avec des informations complètes. Les bons de commande et les demandes de chèques étaient souvent incomplets, avec généralement des numéros de compte ou des codes de centre de coûts manquants. « Les acheteurs mettaient simplement un point d’interrogation ou laissaient le champ vide. » Le personnel en charge des créances devait assurer un suivi à plusieurs reprises pour se procurer toutes les informations nécessaires et faire enregistrer la facture. Dès le départ, les processus de créances étaient chronophages et non structurés.

Évaluation du logiciel

Le service financier de Christian School District voulait que le nouveau système de gestion des créances permette de faire un suivi rapide des approbations, d’éliminer la saisie des données, de donner un accès instantané aux documents relatifs aux créances, mais aussi qu’il s’intègre à la perfection à son système comptable Sage 50. Cynthia affirme que Beanworks a été le seul logiciel d’automatisation des créances qui répondait à toutes ses exigences.

« Le logiciel basé sur le Cloud offrait la possibilité de gérer notre budget compliqué basé sur les centres de coûts. » Les responsables pouvaient approuver ou rejeter les factures en ligne et les acheteurs pouvaient voir si leur achat a été approuvé ou non. « Nous voulions utiliser le système comme grand livre auxiliaire pour les créances et supprimer complètement le papier. »

Après une rapide mise en œuvre, l’école était pleinement opérationnelle avec un personnel entièrement formé, une structure personnalisée de canaux d’approbation et des contrôles d’audit interne. « Notre expert en mise en œuvre a examiné avec nous notre processus d’approbation, qui était très compliqué, et nous a aidés à améliorer son efficacité. »

Gymnase du district scolaire chrétien

Ses avantages

L’accès à distance aux créances pour des paiements dans les temps

Lorsque la Christian School District a déployé Beanworks, elle n’avait pas anticipé le fait que son personnel télétravaillerait d’ici quelques mois. Malgré la fermeture des bureaux, les membres de l’équipe en charge des créances ont facilement pu accéder aux données sur les bons de commande, les devis, les factures, les bordereaux de marchandises, depuis leurs postes de travail chez eux. « Nous avons pu tenir nos engagements mensuels auprès des fournisseurs, car nous avons été en mesure de télétravailler grâce à Beanworks. » Tous les fournisseurs ont été payés dans les temps. Le seul contretemps a été de devoir faire sans les chèques physiques.

Accélération du rapprochement et de la gestion des factures

Pendant la pandémie, le personnel en charge des créances ne se rendait au bureau que pour remplir des chèques. Ils ont alors réalisé qu’ils ne pouvaient plus se reposer exclusivement sur leur impression sur site. Pour pallier cette difficulté, ils ont mis en œuvre le module de paiements numérique de Beanworks et ont complètement étendu leur workflow d’automatisation des créances. Tous les fournisseurs sont invités à envoyer leurs factures par voie électronique, lesquelles sont ensuite chargées directement sur Beanworks. Le rapprochement manuel des cartes de crédit qui prenait auparavant quatre heures par semaine ne prend à présent plus qu’une heure par mois. Avec cette nouvelle pratique, ils espèrent pouvoir supprimer intégralement les chèques physiques de leurs processus de créances.

Fini les armoires de rangement

Cynthia observe déjà une baisse des coûts liés au stockage du papier et à l’archivage des documents. « Avec la réduction des documents papier, les besoins de rangement sont passés d’une armoire de rangement avec quatre tiroirs à un seul tiroir. » Le temps consacré au classement des talons de chèques et factures est passé de huit heures par mois à plus rien. Les données étant stockées en ligne, ils n’ont plus besoin d’envoyer huit caisses de documentation justificative pour les créances vers leur site de stockage hors site. « Puisque notre examen comptable annuel sera effectué à distance cette année, je pourrai configurer un accès temporaire pour notre comptable externe afin qu’il puisse consulter toutes les factures dont il a besoin. »

Fini les doublons ou les erreurs de saisie des données

En éliminant les documents papier, la Christian School District a constaté instantanément une réduction considérable de la saisie de données et a obtenu le contrôle de l’accès aux documents. Le résultat ? Moins d’erreurs et des rapports toujours exacts. L’intégration à leur système comptable veille à ce que toutes les informations saisies dans le logiciel soient précises. « La saisie des données est à présent effectuée du côté du bon de commande par l’émetteur de la demande d’achat. Les appels de suivi concernant les approbations de bons de commande ont quasiment été éliminés. Le personnel peut simplement se connecter au système et voir le workflow. » Auparavant, le personnel en charge des créances passait davantage de temps à assurer le suivi et à corriger les doublons. Désormais, le système signale automatiquement les doublons, ce qui fait gagner du temps au personnel et évite les risques liés aux créances. « Nos besoins de déchiquetage ont été réduits puisque nous n’avons plus d’informations sur papier en doublon qui sont envoyées à notre bureau. »

Davantage de temps pour les tâches importantes

La Christian School District a réalisé d’importantes économies en mettant en œuvre l’automatisation des créances avant l’apparition de la pandémie. Cynthia pense qu’ils auraient pu être encore plus proactifs en lançant l’automatisation du temps de leur ancien responsables des factures fournisseurs. « Si nous n’avions pas perdu notre responsable, l’automatisation des créances nous aurait permis de réaffecter cette personne à des tâches plus importantes que la simple saisie de données et le traitement de documents papier. » Contrairement à avant où le personnel consacrait plusieurs jours à des tâches répétitives et laborieuses, ils ont maintenant un meilleur contrôle sur les prévisions de trésorerie. Le directeur financier peut aisément savoir quels bons de commande sont rentrés dans le système et quelle est leur date limite de paiement. « Nous travaillons à présent de manière plus intelligente. »

Cynthia affirme que la pandémie mondiale a mis en évidence la nécessité de transformer les systèmes manuels en processus digitaux. La Christian School District a déjà identifié et mis en œuvre un tas de technologies qui fonctionnent pour elle. En tant que directrice commerciale, Cynthia peut effectuer des opérations via son bureau distant et quand même fournir des données financières à jour à la Commission scolaire, au directeur général et aux autres parties prenantes. « Le retour sur investissement en vaut l’effort. »

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