Case Study

Adams Beverages

« Il nous fallait un système qui simplifierait les approbations en fonction de notre workflow, ce qui impliquait plusieurs niveaux de personnes. Nous voulions pouvoir suivre et voir qui avait approuvé une facture et quand. »

Amy Mullen , Responsable des créances client/fournisseur, Adams Beverages

Industry
Distribution de boissons

Company Size
PME

Accounting Software
Sage 100


Fondée en 1937, Adams Beverages est une entreprise familiale de distribution de bière et de boissons non alcoolisées. Elle fait partie des distributeurs pour Anheuser Busch, avec des filiales réparties en Alabama et en Caroline du Nord, aux États-Unis. Durant ses 83 années de service, Adams Beverages s’est développée progressivement en ouvrant sept entrepôts avec plus de 500 employés.

Boissons Adams

Amy Mullen, responsable des factures client/fournisseur, s’occupe des créances pour les sept sites. En mars 2019, lorsque l’entreprise a fait l’acquisition de trois sites, Amy a réalisé qu’elle avait besoin d’un logiciel d’automatisation des créances pour gérer la hausse soudaine du volume de factures. « Nous savions que nous avions besoin d’aide puisque nous traitions près de 2 000 factures par mois, et cela n’incluait aucune facture produit. » Traiter les factures à temps est devenu difficile car un grand nombre de factures devaient passer par l’entreprise pour approbation et archivage. Le manque de visibilité et de contrôle sur les approbations de factures occasionnait des retards.

« Le plus gros problème, c’était les approbations. Les approbations multi-niveaux, le suivi des données et la documentation des vaapprobation devaient être mieux organisés. » 

Avoir des approbations multi-niveaux est une bonne pratique, mais lorsque ces niveaux ne sont pas centralisés et visibles, les suivis sont lents et chronophages, comme c’était le cas pour Adams Beverages. L’approbateur ne pouvait pas assurer aisément le suivi des données ; il devait passer par énormément de documents papier. Et cela prenait encore plus de temps si l’approbateur avait besoin de clarifications ou de plus amples informations concernant une facture en particulier. Le service en charge des créances ne pouvait plus se permettre de remettre de l’ordre en partant à la chasse de factures papier ou de signatures.

Le problème était la documentation des approbations. Combien de temps fallait-il pour qu’une facture soit approuvée ? Combien de suivis étaient effectués ? Quel était le motif du retard ? Avec le nombre croissant de factures, il devenait trop dur d’assurer un fonctionnement fluide du service en charge des créances. L’entreprise cherchait donc un processus évolutif.

« Il nous fallait un système qui simplifierait les approbations en fonction de notre workflow, ce qui impliquait plusieurs niveaux de personnes. Nous voulions pouvoir suivre et voir qui avait approuvé une facture et quand. »

Recherche et sélection

Adams Beverages a effectué un processus de recherche et sélection afin de trouver une solution d’automatisation des créances qui résoudrait leurs difficultés liées à l’approbation. Le processus d’évaluation incluait des aspects techniques, comme la visibilité et la génération de rapports sur les workflows d’approbation, des contrôles améliorés sur les créances et un accès instantané aux documents. « Beanworks avait bien plus à offrir. L’intégration à Sage 100 est simple. L’interface utilisateur est fantastique… facile à comprendre et à utiliser. » Et plus important encore, Beanworks a donné à l’équipe la visibilité et le contrôle dont elle avait besoin pour les approbations avec un suivi rapide.

Accès à distance aux créances

L’un des principaux avantages de l’automatisation des créances de Beanworks est la gestion à distance. La communication et la collaboration avec les employés dont le travail est lié aux créances entre toutes les filiales ont permis d’accélérer le cycle d’approbation, et c’est exactement ce qu’ils voulaient. Les responsables ont la possibilité d’accéder instantanément aux factures et de résoudre les litiges et questions en laissant des commentaires sur les factures accessibles sur le Cloud, sans avoir à passer en revue les fichiers et la paperasse. Une fois approuvées, les factures peuvent être aisément programmées pour paiement.

« Travailler avec Beanworks constitue un gros avantage. » 

L’équipe comptable utilise le logiciel depuis plus d’un an à présent mais, pendant la pandémie de COVID-19, lorsque le personnel a dû télétravailler, ils ont approfondi leur utilisation des fonctionnalités de Beanworks.

Les responsables ont pu approuver les factures facilement via l’application mobile Beanworks, et continuent d’ailleurs de procéder ainsi. Les membres de l’équipe en charge des créances peuvent traiter les factures depuis leur cuisine et demander au responsable de les approuver immédiatement depuis son smartphone. Étant donné que nos téléphones portables sont toujours à portée de main, il n’y a pas d’excuses pour remettre les approbations à plus tard.

Budweiser

Qui a besoin de documents papier ?

Une autre amélioration est l’élimination des documents papier. Avec l’automatisation des créances, l’entreprise reçoit les factures électroniquement. « Il n’y a que peu voire plus du tout besoin de documents papier. » Certains fournisseurs envoient encore les factures au format papier, mais nous recevons la majorité d’entre elles par voie électronique, directement sur la plateforme Beanworks.

« Beanworks a été fantastique. La pandémie de COVID a eu l’avantage de montrer aux adeptes des documents papier qu’ils devaient aller de l’avant. »

L’équipe passe à présent moins de temps à la saisie des données et aux tâches manuelles. « Les systèmes non automatisés requièrent une présence physique. Nous avons très peu besoin de récupérer, d’envoyer par courrier ou de scanner des documents. » Au lieu de cela, ce temps est redirigé vers des initiatives à plus forte valeur, qui impactent le service financier d’Adams Beverages au-delà des créances. Les factures sont automatiquement enregistrées, codées et acheminées vers l’approbateur . De là, elles peuvent être approuvéespour paiement directement.

Anheuser Busch

Depuis cette mise en œuvre, Adams Beverages a pu sortir de ses difficultés et créer un système collaboratif de gestion des créances. « Très peu de choses ont changé en ce qui concerne notre manière de fonctionner sur le plan comptable pendant la pandémie. L’adaptation a été plus facile pour ceux et celles pour qui l’automatisation était déjà en place. Tout le monde va être incité à jouer le jeu. »

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