Radisson Blu

Les hôtels Radisson Blu, en Amérique du Nord, luttaient contre un processus chronophage basé sur le papier dans leur service de comptabilité fournisseurs. L’équipe chargée des créances passait 40 % de son temps à faire de la saisie de données et à rentrer les factures dans le système. Alors que l’équipe comptable est passée au télétravail, l’hôtel avait besoin d’un moyen plus rapide d’intégrer les factures au système, et de poursuivre ses activités en cette période de crise sanitaire. Grâce à l’automatisation des créances Beanworks, ils réalisent à présent une économie de 50 % de leur temps dans le traitement des créances et sont passés au numérique à 85-90 %. « Beanworks a permis une grosse économie de temps. Cette solution est précise, facile d’utilisation, conviviale et nous l’aimons tous ! » – Dean Olevson, directeur des finances, Radisson Blu Minneapolis Downtown

GGFL

GGFL Chartered Professional Accountants est une société comptable basée à Ottawa, au Canada. Elle est spécialisée dans la planification fiscale et les services comptables pour les entreprises. Avant son automatisation, l’équipe en charge des créances se retrouvait souvent dans l’impasse, à la recherche de documents relatifs aux créances stockés dans diverses applications. La société souhaitait rationaliser ses processus et centraliser toutes les données relatives aux créances dans un seul système.

Grâce à l’automatisation des créances de Beanworks, GGFL n’a pas besoin de naviguer entre différents systèmes et en assurer la maintenance. À présent, elle peut accéder à tous ses documents relatifs aux créances en un seul clic. Le fait de disposer d’un logiciel de gestion des créances facilitant les recherches lui a permis de faire des économies de temps et de simplifier son travail, permettant ainsi à l’équipe en charge des créances de se concentrer sur d’autres tâches.


Vous perdez trop de temps à suivre les approbations ?

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Trailer Wizards a gagné 3 à 5 minutes par facture avec l’automatisation des créances

Trailer Wizards (TIP) est la plus grande entreprise canadienne de location de remorques, avec plus de 31 000 remorques d’une côte à l’autre et plus de 500 employés. L’entreprise a été fondée en 1968 et a passé les cinq dernières décennies à étendre sa présence à travers l’Amérique du Nord.

Avec sa présence très étendue, TIP rencontrait des difficultés avec l’approbation et le suivi des factures qui étaient classées et réparties à travers le pays. Cherchant à fournir à ses clients et fournisseurs un système plus efficace pour les créances et assurant un bon niveau de satisfaction entre les diverses composantes commerciales, TIP s’est tournée vers Beanworks pour révolutionner ses services de créances.

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Lost Tree Club

Lost Tree Club est un country club réservé à des membres et invités privés à Palm Beach dans l’État de Floride, aux États-Unis. Comptant de nombreuses installations, dont un centre de fitness et un club de plage, disposées dans un décor de plus de 180 hectares, le Lost Tree cherchait un moyen d’accélérer son processus de gestion des créances et de faire circuler plus rapidement les factures entre les bureaux. Pour Jonathon Goodman, directeur financier chez Lost Tree, le défi consistait à suivre les factures. Il n’y avait pas de système central permettant de ce suivi (suivr les factures) et d’accéder aux données archivées. Le cycle de gestion des créances est devenu lent et inefficace à mesure que le club développait ses activités.

Goodman souhaitait s’écarter de l’approche papier pour adopter un processus de gestion des créances plus harmonieux et efficace. Il connaissait déjà l’automatisation des créances de Beanworks grâce aux postes qu’il a occupé par le passé et la semaine suivant son embauche pas Lost Tree, il décidait de mettre en œuvre la solution. « Quand quelque chose fonctionne bien, on s’en rappelle, » dit Goodman.

Grâce à l’automatisation des créances, Lost Tree gère ses créances sur le cloud. Les factures sont approuvées sur le Web et l’application mobile, selon ce qui est plus facile pour les responsables. « Vous n’avez pas besoin d’envoyer l’employé chargé des créances vers le placard de classement pour rechercher le chèque et espérer qu’il a été correctement codé et classé. Ça a été le plus gros gain de temps. J’ai tout ce dont j’ai besoin au bout des doigts, » dit Goodman.

Rendez la gestion de vos créances plus efficaces grâce au traitement automatisé des factures

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Christian School District

Un établissement scolaire confronté à des doublons de factures et à des erreurs de saisie des données remplace le processus manuel de créances par l’automatisation.

  • Réattribution à 100 % du temps passé à classer les chèques et factures
  • Temps de rapprochement des cartes de crédit réduit à 1 heure par mois au lieu de 4 heures par semaine
  • Meilleures projections de trésorerie grâce à l’élimination des factures en doublon.

Christian School District est une école prématernelle privée, indépendante et religieuse, située dans l’État du Missouri aux États-Unis. En 1980, l’école a ouvert ses portes avec 11 écoliers et s’est progressivement développée jusqu’à compter 600 élèves et 150 employés aujourd’hui.

District scolaire chrétien

Les difficultés

Une quantité phénoménale de papier rendait la Christian School District vulnérable à divers risques liés aux créances. Ils constataient des doublons de bons de commande et de factures, mais aussi des bordereaux de marchandises sans informations de suivi en ligne. « En moyenne, nous manipulions une feuille de papier cinq fois avant qu’elle ne soit enfin attribuée à un talon de chèque et classée », explique Cynthia Boaz, CPA et directrice commerciale de l’école. Environ 200 factures étaient traitées manuellement, donc il fallait du temps pour trouver les documents et les données. « Puisque tout passait de main en main, personne ne savait sur quel bureau le papier se trouvait à un moment donné. »

Un autre exercice manuel consistait à aller chaque jour jusqu’à la boîte aux lettres. Le personnel en charge des créances devait s’assurer que le service commercial recevait les factures à temps afin de les traiter avant pour le cycle de vérification mensuel. Les processus papier représentaient une tâche ardue puisqu’il fallait coder les données avec exactitude et avec des informations complètes. Les bons de commande et les demandes de chèques étaient souvent incomplets, avec généralement des numéros de compte ou des codes de centre de coûts manquants. « Les acheteurs mettaient simplement un point d’interrogation ou laissaient le champ vide. » Le personnel en charge des créances devait assurer un suivi à plusieurs reprises pour se procurer toutes les informations nécessaires et faire enregistrer la facture. Dès le départ, les processus de créances étaient chronophages et non structurés.

Évaluation du logiciel

Le service financier de Christian School District voulait que le nouveau système de gestion des créances permette de faire un suivi rapide des approbations, d’éliminer la saisie des données, de donner un accès instantané aux documents relatifs aux créances, mais aussi qu’il s’intègre à la perfection à son système comptable Sage 50. Cynthia affirme que Beanworks a été le seul logiciel d’automatisation des créances qui répondait à toutes ses exigences.

« Le logiciel basé sur le Cloud offrait la possibilité de gérer notre budget compliqué basé sur les centres de coûts. » Les responsables pouvaient approuver ou rejeter les factures en ligne et les acheteurs pouvaient voir si leur achat a été approuvé ou non. « Nous voulions utiliser le système comme grand livre auxiliaire pour les créances et supprimer complètement le papier. »

Après une rapide mise en œuvre, l’école était pleinement opérationnelle avec un personnel entièrement formé, une structure personnalisée de canaux d’approbation et des contrôles d’audit interne. « Notre expert en mise en œuvre a examiné avec nous notre processus d’approbation, qui était très compliqué, et nous a aidés à améliorer son efficacité. »

Gymnase du district scolaire chrétien

Ses avantages

L’accès à distance aux créances pour des paiements dans les temps

Lorsque la Christian School District a déployé Beanworks, elle n’avait pas anticipé le fait que son personnel télétravaillerait d’ici quelques mois. Malgré la fermeture des bureaux, les membres de l’équipe en charge des créances ont facilement pu accéder aux données sur les bons de commande, les devis, les factures, les bordereaux de marchandises, depuis leurs postes de travail chez eux. « Nous avons pu tenir nos engagements mensuels auprès des fournisseurs, car nous avons été en mesure de télétravailler grâce à Beanworks. » Tous les fournisseurs ont été payés dans les temps. Le seul contretemps a été de devoir faire sans les chèques physiques.

Accélération du rapprochement et de la gestion des factures

Pendant la pandémie, le personnel en charge des créances ne se rendait au bureau que pour remplir des chèques. Ils ont alors réalisé qu’ils ne pouvaient plus se reposer exclusivement sur leur impression sur site. Pour pallier cette difficulté, ils ont mis en œuvre le module de paiements numérique de Beanworks et ont complètement étendu leur workflow d’automatisation des créances. Tous les fournisseurs sont invités à envoyer leurs factures par voie électronique, lesquelles sont ensuite chargées directement sur Beanworks. Le rapprochement manuel des cartes de crédit qui prenait auparavant quatre heures par semaine ne prend à présent plus qu’une heure par mois. Avec cette nouvelle pratique, ils espèrent pouvoir supprimer intégralement les chèques physiques de leurs processus de créances.

Fini les armoires de rangement

Cynthia observe déjà une baisse des coûts liés au stockage du papier et à l’archivage des documents. « Avec la réduction des documents papier, les besoins de rangement sont passés d’une armoire de rangement avec quatre tiroirs à un seul tiroir. » Le temps consacré au classement des talons de chèques et factures est passé de huit heures par mois à plus rien. Les données étant stockées en ligne, ils n’ont plus besoin d’envoyer huit caisses de documentation justificative pour les créances vers leur site de stockage hors site. « Puisque notre examen comptable annuel sera effectué à distance cette année, je pourrai configurer un accès temporaire pour notre comptable externe afin qu’il puisse consulter toutes les factures dont il a besoin. »

Fini les doublons ou les erreurs de saisie des données

En éliminant les documents papier, la Christian School District a constaté instantanément une réduction considérable de la saisie de données et a obtenu le contrôle de l’accès aux documents. Le résultat ? Moins d’erreurs et des rapports toujours exacts. L’intégration à leur système comptable veille à ce que toutes les informations saisies dans le logiciel soient précises. « La saisie des données est à présent effectuée du côté du bon de commande par l’émetteur de la demande d’achat. Les appels de suivi concernant les approbations de bons de commande ont quasiment été éliminés. Le personnel peut simplement se connecter au système et voir le workflow. » Auparavant, le personnel en charge des créances passait davantage de temps à assurer le suivi et à corriger les doublons. Désormais, le système signale automatiquement les doublons, ce qui fait gagner du temps au personnel et évite les risques liés aux créances. « Nos besoins de déchiquetage ont été réduits puisque nous n’avons plus d’informations sur papier en doublon qui sont envoyées à notre bureau. »

Davantage de temps pour les tâches importantes

La Christian School District a réalisé d’importantes économies en mettant en œuvre l’automatisation des créances avant l’apparition de la pandémie. Cynthia pense qu’ils auraient pu être encore plus proactifs en lançant l’automatisation du temps de leur ancien responsables des factures fournisseurs. « Si nous n’avions pas perdu notre responsable, l’automatisation des créances nous aurait permis de réaffecter cette personne à des tâches plus importantes que la simple saisie de données et le traitement de documents papier. » Contrairement à avant où le personnel consacrait plusieurs jours à des tâches répétitives et laborieuses, ils ont maintenant un meilleur contrôle sur les prévisions de trésorerie. Le directeur financier peut aisément savoir quels bons de commande sont rentrés dans le système et quelle est leur date limite de paiement. « Nous travaillons à présent de manière plus intelligente. »

Cynthia affirme que la pandémie mondiale a mis en évidence la nécessité de transformer les systèmes manuels en processus digitaux. La Christian School District a déjà identifié et mis en œuvre un tas de technologies qui fonctionnent pour elle. En tant que directrice commerciale, Cynthia peut effectuer des opérations via son bureau distant et quand même fournir des données financières à jour à la Commission scolaire, au directeur général et aux autres parties prenantes. « Le retour sur investissement en vaut l’effort. »

Améliorez le contrôle et les informations dont vous disposez sur vos dépenses et simplifiez vos processus de créances

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Adams Beverages

Fondée en 1937, Adams Beverages est une entreprise familiale de distribution de bière et de boissons non alcoolisées. Elle fait partie des distributeurs pour Anheuser Busch, avec des filiales réparties en Alabama et en Caroline du Nord, aux États-Unis. Durant ses 83 années de service, Adams Beverages s’est développée progressivement en ouvrant sept entrepôts avec plus de 500 employés.

Boissons Adams

Amy Mullen, responsable des factures client/fournisseur, s’occupe des créances pour les sept sites. En mars 2019, lorsque l’entreprise a fait l’acquisition de trois sites, Amy a réalisé qu’elle avait besoin d’un logiciel d’automatisation des créances pour gérer la hausse soudaine du volume de factures. « Nous savions que nous avions besoin d’aide puisque nous traitions près de 2 000 factures par mois, et cela n’incluait aucune facture produit. » Traiter les factures à temps est devenu difficile car un grand nombre de factures devaient passer par l’entreprise pour approbation et archivage. Le manque de visibilité et de contrôle sur les approbations de factures occasionnait des retards.

« Le plus gros problème, c’était les approbations. Les approbations multi-niveaux, le suivi des données et la documentation des vaapprobation devaient être mieux organisés. » 

Avoir des approbations multi-niveaux est une bonne pratique, mais lorsque ces niveaux ne sont pas centralisés et visibles, les suivis sont lents et chronophages, comme c’était le cas pour Adams Beverages. L’approbateur ne pouvait pas assurer aisément le suivi des données ; il devait passer par énormément de documents papier. Et cela prenait encore plus de temps si l’approbateur avait besoin de clarifications ou de plus amples informations concernant une facture en particulier. Le service en charge des créances ne pouvait plus se permettre de remettre de l’ordre en partant à la chasse de factures papier ou de signatures.

Le problème était la documentation des approbations. Combien de temps fallait-il pour qu’une facture soit approuvée ? Combien de suivis étaient effectués ? Quel était le motif du retard ? Avec le nombre croissant de factures, il devenait trop dur d’assurer un fonctionnement fluide du service en charge des créances. L’entreprise cherchait donc un processus évolutif.

« Il nous fallait un système qui simplifierait les approbations en fonction de notre workflow, ce qui impliquait plusieurs niveaux de personnes. Nous voulions pouvoir suivre et voir qui avait approuvé une facture et quand. »

Recherche et sélection

Adams Beverages a effectué un processus de recherche et sélection afin de trouver une solution d’automatisation des créances qui résoudrait leurs difficultés liées à l’approbation. Le processus d’évaluation incluait des aspects techniques, comme la visibilité et la génération de rapports sur les workflows d’approbation, des contrôles améliorés sur les créances et un accès instantané aux documents. « Beanworks avait bien plus à offrir. L’intégration à Sage 100 est simple. L’interface utilisateur est fantastique… facile à comprendre et à utiliser. » Et plus important encore, Beanworks a donné à l’équipe la visibilité et le contrôle dont elle avait besoin pour les approbations avec un suivi rapide.

Accès à distance aux créances

L’un des principaux avantages de l’automatisation des créances de Beanworks est la gestion à distance. La communication et la collaboration avec les employés dont le travail est lié aux créances entre toutes les filiales ont permis d’accélérer le cycle d’approbation, et c’est exactement ce qu’ils voulaient. Les responsables ont la possibilité d’accéder instantanément aux factures et de résoudre les litiges et questions en laissant des commentaires sur les factures accessibles sur le Cloud, sans avoir à passer en revue les fichiers et la paperasse. Une fois approuvées, les factures peuvent être aisément programmées pour paiement.

« Travailler avec Beanworks constitue un gros avantage. » 

L’équipe comptable utilise le logiciel depuis plus d’un an à présent mais, pendant la pandémie de COVID-19, lorsque le personnel a dû télétravailler, ils ont approfondi leur utilisation des fonctionnalités de Beanworks.

Les responsables ont pu approuver les factures facilement via l’application mobile Beanworks, et continuent d’ailleurs de procéder ainsi. Les membres de l’équipe en charge des créances peuvent traiter les factures depuis leur cuisine et demander au responsable de les approuver immédiatement depuis son smartphone. Étant donné que nos téléphones portables sont toujours à portée de main, il n’y a pas d’excuses pour remettre les approbations à plus tard.

Budweiser

Qui a besoin de documents papier ?

Une autre amélioration est l’élimination des documents papier. Avec l’automatisation des créances, l’entreprise reçoit les factures électroniquement. « Il n’y a que peu voire plus du tout besoin de documents papier. » Certains fournisseurs envoient encore les factures au format papier, mais nous recevons la majorité d’entre elles par voie électronique, directement sur la plateforme Beanworks.

« Beanworks a été fantastique. La pandémie de COVID a eu l’avantage de montrer aux adeptes des documents papier qu’ils devaient aller de l’avant. »

L’équipe passe à présent moins de temps à la saisie des données et aux tâches manuelles. « Les systèmes non automatisés requièrent une présence physique. Nous avons très peu besoin de récupérer, d’envoyer par courrier ou de scanner des documents. » Au lieu de cela, ce temps est redirigé vers des initiatives à plus forte valeur, qui impactent le service financier d’Adams Beverages au-delà des créances. Les factures sont automatiquement enregistrées, codées et acheminées vers l’approbateur . De là, elles peuvent être approuvéespour paiement directement.

Anheuser Busch

Depuis cette mise en œuvre, Adams Beverages a pu sortir de ses difficultés et créer un système collaboratif de gestion des créances. « Très peu de choses ont changé en ce qui concerne notre manière de fonctionner sur le plan comptable pendant la pandémie. L’adaptation a été plus facile pour ceux et celles pour qui l’automatisation était déjà en place. Tout le monde va être incité à jouer le jeu. »

Approuvez vos factures et payez vos fournisseurs tout en réduisant les coûts liés aux créances

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EnergyWatch

EnergyWatch est une société de logiciels de gestion de l’énergie qui permet de réduire les coûts énergétiques, de simplifier la génération de rapports relatifs à l’énergie et de mesurer la performance énergétique. Sa plateforme basée sur le Cloud fournit des renseignements sur la gestion des données énergétiques afin que les entreprises puissent utiliser des analyses avancées pour atteindre leurs objectifs en matière de gestion énergétique. Le siège de la société se trouve à New York et elle propose ses services à travers les États-Unis, le Canada et le Mexique.

Lorsque Sharon Desser a rejoint EnergyWatch en tant que responsable comptable en 2019, elle a remarqué que le workflow comptable était manuel et sur papier, ce qui constituait un véritable problème. « Tout était fait sur papier, très peu de choses étaient traitées sur Internet. Nous utilisions un logiciel pour la tenue du grand livre sur bureau, QuickBooks. » Il y avait de nombreux workflows à orchestrer : la rédaction des chèques, leur réception , leur paiement, le suivi des documents pour les audits, la génération de rapports numériques, la saisie des données, le stockage, le codage, le paiement des factures, et tout cela se faisait sur papier. Il n’y avait aucune procédure normalisée pour gérer les créances de manière cohérente. Sharon décrit cela comme « réellement bloqué au 20ème siècle. »

Un autre défi était le contrôle des coûts. Non seulement cela prenait de la place dans les classeurs, mais cela coûtait également des milliers de dollars tous les ans à l’entreprise sans générer aucun résultat positif. « Tout ce qui concernait la mise sous pli, l’envoi, l’agrafage et le classement semblait insuffisant. »

Il n’y avait pas non plus de plateforme centrale pour suivre et gérer les factures. Si un approbateur devait enquêter sur une facture, il devait passer par tout un tas de papiers et de données de suivi. « Cela représente un véritable problème pour moi car je ne peux pas vérifier ce que je ne vois pas. » Par exemple, lorsqu’elle vérifiait les rapports financiers, elle ne pouvait pas se reporter au document source. « Je ne peux pas dire si une saisie particulière a été enregistrée correctement. Doit-elle être capitalisée ? Doit-elle être passée en charges ? S’agit-il d’un actif payé d’avance ou de frais mensuels récurrents ? Je n’en sais rien. » Ce problème s’étendait également au paiement des factures, auquel manquait un workflow centralisé. L’ensemble du processus était laborieux, entraînant retards et fatigue.

« J’avais besoin d’une solution pour vérifier facilement les documents, factures et contrats, sans utiliser le papier. Je ne voulais vraiment plus remplir des chèques, des chèques physiques. »

Il était évident pour Sharon que la branche Créances d’EnergyWatch avait besoin d’une grande transformation. Elle voulait éliminer le papier, centraliser le workflow des créances sur une seule plateforme, avoir un accès instantané aux rapports numériques et globalement être plus efficace grâce à des contrôles de créance intelligents. Elle avait déjà travaillé sur un logiciel d’automatisation des créances, elle savait donc ce qu’elle recherchait. Puis est arrivé le processus d’évaluation du logiciel d’automatisation.

Un système facile d’utilisation et intuitif

Sharon avait déjà travaillé avec Beanworks et avait hâte de présenter le logiciel à EnergyWatch. Mais il était important que le reste de l’équipe fasse également l’expérience d’une transition en douceur, elle a donc impliqué sa comptable dans le processus d’évaluation.

« Je voulais qu’elle soit satisfaite de tout ce qu’elle découvrait car, au final, c’était elle qui devrait l’utiliser. Et nous sommes tombées d’accord sur le fait que Beanworks était la meilleure solution pour nous. »

Elles ont évalué différents systèmes logiciels et ont choisi d’adopter Beanworks.

Leurs principales exigences étaient :

  • Visibilité du workflow des créances avec la possibilité de consulter facilement les documents et le statut
  • Rapports de créance AP sur une plateforme centralisée
  • Interface intuitive et facile d’utilisation
  • Accès basé sur le cloud pour garantir l’exécution des opérations à distance, sans papier

« Je suis vraiment fan de Beanworks. Je l’ai déjà utilisé par le passé, je sais qu’il est facile à utiliser, qu’il est intuitif, et qu’il fait tout ce que j’ai besoin qu’il fasse. »

Approbations plus rapides et tâches manuelles réduites

Beanworks a été mis en place rapidement et l’équipe a réalisé immédiatement ses avantages. Avant tout, il leur a offert des contrôles numériques leur permettant de traiter les factures plus vite. La chaîne d’approbation fonctionnait beaucoup plus rapidement : l’approbateur pouvait instantanément suivre une facture en ligne, laisser des notes explicatives et approuver le paiement. La saisie manuelle des données a été remplacée par la saisie automatique réduisant ainsi le risque d’erreurs. Cela a supprimé instantanément beaucoup de pénibilité et de confusion dans le traitement des factures.

« Nous gagnons beaucoup de temps et augmentons la précision. »

Puis, les audits sont devenus beaucoup plus faciles et efficaces. « Au lieu de fouiller dans des classeurs à la recherche de documents, prenant de la place, utilisant du papier, je peux à présent fournir des dossiers numériques aux contrôleurs. » Cela a également fonctionné en interne. Sharon déclare qu’elle est maintenant en mesure de générer des rapports plus tôt dans le mois, par rapport à avant où la création manuelle des rapports financiers était fastidieuse et longue. Grâce à l’automatisation, les délais ont été réduits de manière significative. Les données de créance et les workflows se trouvent sur une seule plateforme, rendant instantané l’accès aux dossiers et rapports. « Maintenant, nous ne faisons que vérifier les données. »

L’assistance client de Beanworks a joué un rôle majeur dans la sélection par Sharon de Beanworks en tant que fournisseur d’automatisation des créances. Elle savait comment le système fonctionnait mais il était important que son équipe le comprenne suffisamment bien ou obtienne au moins un accès rapide à une assistance fournie par une autre personne qu’elle.

« En dehors de tout le reste, je savais que l’assistance client était inégalée dans aucune autre société de logiciels à laquelle j’ai pu être associée ou avec qui j’ai pu collaborer. »

D’un modèle traditionnel à un modèle d’entreprise SaaS

Avec l’impact de la COVID-19, EnergyWatch envisage d’apporter des changements permanents pour garantir la continuité des opérations à l’avenir. Passant d’un niveau élevé de processus manuels et sur site à l’automatisation de la comptabilité et des autres services, l’utilisation des logiciels passe d’un usage traditionnel à un usage SaaS. « Une fois que vous adoptez le modèle d’entreprise SaaS, la technologie devient la règle. Vous devez vous montrer innovant, vous adapter, vous engager rapidement et être flexible. » Ils constatent déjà les résultats. L’entreprise a migré de QuickBooks Desktop à QuickBooks Online. Beanworks fournit une intégration harmonieuse à son système financier. Les créances sont devenues plus simples et transparentes.

Et l’avenir ?

Sharon déclare que le travail à distance a mis en évidence la nécessité d’automatiser les paiements. Pendant la pandémie de COVID-19, lorsque l’ensemble de l’équipe travaillait en dehors du bureau, la signature des chèques et l’envoi par courrier sont apparus comme étant un défi majeur. Les inconvénients de la situation ont démontré qu’un système de paiement en ligne était indispensable. « Nous sommes une petite entreprise et nous devons être très, très efficaces. » Alors que les processus manuels diminuent, l’expérience de la qualité en matière de créances augmente pour l’équipe. Sharon et son équipe ont réalisé cela. « La situation actuelle a démontré clairement que le passage à une plateforme numérique centralisée, au bon moment, était la meilleure décision à prendre. »

Traitez vos factures 9 fois plus vite avec Beanworks.

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Homepoint

Homepoint est une société nationale multicanal initiatrice et administratrice de prêts hypothécaires aux États-Unis, dont le siège social se trouve à Ann Arbor, dans le Michigan. Son système de prêt est axé sur la rapidité et la cohérence pour les clients et les partenaires, le tout associé à un service client de qualité supérieure. La société propose des prêts hypothécaires inversés, des prêts conventionnels et des services de refinancement. Fondée en 2015, la société a rapidement évolué vers un personnel varié et réparti sur plusieurs sites, avec plus de 1 000 employés et une licence d’exercice dans les 50 États.

Le défi

Les créances constituent la partie la plus frustrante et la plus chronophage de la comptabilité. Adopter un logiciel d’automatisation a été un véritable défi pour les cinq bureaux de Homepoint, répartis sur plusieurs fuseaux horaires et dans différents services. La société avait quelques inquiétudes quant à l’intégration d’un logiciel d’automatisation des créances à son système de comptabilité existant. Elle souhaitait une solution de gestion des créances centralisée et une adoption à l’échelle de l’entreprise pour des opérations normalisées.

La décision

Bill Fischer, Contrôleur chez Homepoint explique cette décision : « Nous recherchions une solution d’automatisation des créances pour normaliser nos procédures, ajouter une certaine structure, suivre les éléments non réglés et générer des rapports à ce sujet pour offrir à l’entreprise un mode de fonctionnement normalisé, au lieu de recevoir directement les factures émises par les fournisseurs ou les clients ».

L’un des facteurs les plus importants dans le choix de Beanworks était la capacité à automatiser l’ensemble du processus des créances et à afficher en temps réel les données relatives à celles-ci. Pour Homepoint, ce choix est crucial pour l’entreprise car le personnel chargé de la gestion des créances reçoit constamment des questions concernant le statut des factures ou paiements, notamment en cas d’afflux, en dehors des délais standards.

Grâce à Beanworks, le personnel chargé de la gestion des créances peut se connecter et fournir aux demandeurs une mise à jour instantanée du statut, à tout moment et en temps réel. Homepoint a également formé son personnel à l’échelle de l’entreprise à l’usage de Beanworks afin que les demandeurs soient en mesure de vérifier le statut des factures, des approbations et des paiements par eux-mêmes. Cela garantit un gain de temps au personnel en charge des créances, aux approbateurs, aux fournisseurs et aux prestataires.

Mise en œuvre

Beanworks offre une automatisation de bout en bout des créances pour Sage Intacct, le système de grand livre dans lequel toute l’activité est consignée pour Homepoint. Sage Intacct est un logiciel ERP de comptabilité basé sur le cloud, de qualité professionnelle, capable de fournir des fonctionnalités et informations aux entreprises pour leur permettre de passer de leur premier million à leur premier milliard.

Les factures traitées dans Beanworks permettent de créer automatiquement les entrées du journal dans Sage, que vous saisissiez la facture ou le paiement, car les deux systèmes sont intégrés pour un système de créances consolidé. Le personnel de Homepoint en charge des créances peut accéder à Beanworks pour consulter les factures payées dans le réseau, retirer le paiement, et voir tous les éléments payés, faire une capture d’écran des paiements et les renvoyer aux demandeurs.

Le processus de gestion des créances reste le même dans Sage Intacct, car les données circulent dans Beanworks où les données sont saisies. Une fois complétées et approuvées, elles circulent en sens inverse et sont synchronisées avec le grand livre Sage Intacct pour un traitement transparent.

Concernant l’efficacité de la modernisation de l’ensemble du processus de gestion des créances, de la décision d’achat à l’approbation des factures avec les paiements électroniques, le contrôleur Bill Fischer déclare, « Je peux dire en toute sincérité que grâce à Beanworks, l’automatisation des créances a réellement pu se faire ainsi que tout ce que nous en attendions. Nous l’avons fait plus rapidement que ce qui était prévu. La solution a donc tenu ses promesses et continue de le faire. »

Accomplissements

Beanworks a été à la hauteur de sa proposition de valeur pour rationaliser les créances avec « Code. Approuver. Payer » qui a permis aux associés de Homepoint en charge des créances d’utiliser Beanworks au quotidien. S’y connecter est la première chose qu’ils font pour traiter les factures. De même, l’équipe de codage de l’entreprise utilise Beanworks pour les charges à payer, pour tirer chaque facture et s’assurer qu’elles ont été correctement codées. Enfin, le responsable des créances et tous les associés de niveau supérieur en charge des créances, qui sont les approbateurs, utilisent Beanworks.

Avant Beanworks, la société disposait d’une messagerie partagée pour la gestion des créances. La société recevait les factures et les analysaient dans le système de gestion des créances. Un membre du personnel surveillait la messagerie et envoyait chaque facture manuellement par e-mail pour les approbations. Après avoir attendu les approbations, il envoyait des e-mails de suivi pour les approbations en attente. Il s’agissait d’un processus manuel et fastidieux. Après les approbations, le personnel en charge des créances faisait correspondre les factures avec les approbations téléchargées, puis les chargeaient dans Sage Intacct. Enfin, il saisissait les données des factures. Cela nécessitait beaucoup de travail en amont avant de pouvoir procéder au paiement des factures.

Avant l’automatisation des créances de Beanworks, les associés en charge des factures les traitaient quotidiennement. Après l’intégration de Beanworks à leur système de gestion des créances, les associés qui en avaient la charge peuvent se concentrer sur les paiements des factures sur deux jours et travailler à d’autres tâches les trois autres jours. L’automatisation des créances de Beanworks a permis de réduire la main d’œuvre et les erreurs de saisie des données pour Homepoint.

Cela permet d’avoir une vision claire des créances à tout moment. Sarah Rehbein, responsable de la gestion des créances chez Homepoint, déclare que sa fonctionnalité favorite est le gain de temps lors du traitement des factures.  « Je peux voir quelle équipe a besoin d’aide suite à un congé ou un arrêt maladie, où quel fournisseur suivre pour des factures non réglées. Je n’ai plus à me soucier de ce qu’il manque dans l’e-mail ou de si un élément a été supprimé. Je peux avoir confiance dans les statuts des créances, envoyer facilement des e-mails de suivi aux approbateurs, et je gagne entre trois et cinq minutes par facture traitée. »

Gagnez du temps, améliorez le contrôle et éliminez les paiements en double

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Fatigue Science

Fatigue Science est une société pionnière dans la gestion du risque lié à la fatigue au travail et dans les sciences du sommeil et des performances sportives. La technologie portable que la société a développé permet de quantifier la fatigue en se basant sur des données objectives et donne des informations spécifiques sur la manière dont la fatigue affecte actuellement la sécurité, les performances et la productivité sur le lieu de travail. Ses clients sont des organisations sportives professionnelles, des entreprises de construction et de transport ainsi quel’armée.

Fondée initialement à Vancouver en 2006, la société Fatigue Science s’est étendue géographiquement au cours de la dernière décennie, avec trois bureaux et 50 employés travaillant principalement à distance dans toute l’Amérique du Nord. Avec son équipe en pleine croissance, Sean Kerklaan, PDG de Fatigue Science, a vu les difficultés arriver en ce qui concerne les pratiques comptables de la société, qui occasionnaient des dépenses élevées.

Le défi

Pendant deux ans et demi, l’équipe de Kerklaan a traité ses factures manuellement, dépensant des centaines de dollars chaque mois en frais d’impression et d’envoi. En tant que PDG, Kerklaan a lutté contre le manque de visibilité en temps réel des créances de sa société. « Un logiciel de comptabilité, de mon point de vue, est un outil technologique très compliqué. Je n’en ai vraiment pas besoin. J’ai besoin de connaître notre solde de trésorerie, ce que nous devons et ce que l’on nous doit », déclare Kerklaan.

Avec un système basé sur le papier, Fatigue Science n’avait pas accès à un suivi clair du processus d’approbation des factures. Pour déterminer si une facture particulière avait été payée, Kerklaan devait contacter son équipe comptable au bureau de Vancouver, afin qu’elle puisse chercher physiquement dans les placards de rangement la facture en question et vérifier son statut. La signature des chèques était une autre difficulté majeure car le deuxième membre du conseil d’administration en charge des signatures travaillait également à distance. Chaque chèque non signé nécessitait un courrier pour obtenir deux signatures, et ce va-et-vient pouvait prendre une à deux semaines, ce qui n’était pas du tout efficace.

La décision

Quand le moment est arrivé de choisir une solution d’automatisation des créances, Kerklaan en a fait un objectif pour l’équipe comptable, qui s’est mise en quête de la meilleure option. « Nous avons entrepris un examen rigoureux. Nous étions soucieux du coût, et nous ne voulions pas d’un système trop compliqué, » déclare Kerklaan, qui a défini les critères de la recherche. « L’équipe a examiné les options disponibles sur le marché et a décidé que Beanworks était la meilleure solution. »

Mise en œuvre

En démarrant avec Beanworks, la question portait sur le coût de la solution, et si l’automatisation permettrait réellement à la société de faire des économies en matière de coûts de traitement. Ces doutes ont étélevés dès que la solution a été entièrement fonctionnelle. En fait, cette transformation a changé la donne pour l’ensemble de la société.

Fatigue Science a obtenu une visibilité complète au niveau de son workflow des créances en ajoutant une fonctionnalité de recherche et de hiérarchies d’approbation.

Non seulement ses frais de traitement des factures ont été considérablement réduits mais cela a constitué un véritable avantage pour la sécurité des données de l’entreprise et la reprise après sinistre.Basée sur le cloud, Beanworks permet de simplifier la sécurité. « Avec notre logiciel de comptabilité, nous avons investi beaucoup d’argent dans les redondances, les sauvegardes hors site, les pare-feux et toutes sortes de problèmes de chiffrement, » explique Kerklaan. « Je n’ai plus de problèmes de sécurité. Je n’ai plus peur que quelqu’un s’introduise dans mon bureau ou que mon bureau prenne feu. Tout ce que j’ai à faire, c’est acheter un autre ordinateur portable. » Mieux encore, le processus de mise en œuvre a été facile et direct grâce à l’équipe dédiée de Beanworks. Comme le fait remarquer Kerklaan, il n’a vu ce type d’amélioration avec aucun de ses autres outils.

Réalisations

« Du point de vue du PDG, cela tient de la magie. Je n’ai pas besoin de comprendre le logiciel de comptabilité, et je peux rechercher instantanément quels bons de commande ont été approuvés, et quels chèques sont émis aujourd’hui pour ces bons de commande, » déclare Kerklaan. « Beanworks est incroyablement simple à utiliser. Il comprend une excellente structure hiérarchique pour un simple processus d’approbation ou de rejet, permet les approbations numériques, et permet d’économiser des milliers de dollars d’impression papier. » Pour Fatigue Science, Beanworks a permis de résoudre de nombreux casse-têtes en simplifiant et normalisant les créances au sein de la société.

Fatigue Science élimine ainsi les coûts liés à l’impression et à l’envoi des créances en permettant de tout faire sur le cloud.

Évitez les retards, les doublons et les erreurs grâce à Beanworks

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Lexington Country Club

Le Lexington Country Club est une communauté privée pittoresque dans le sud-ouest de la Floride comptant plus de 1 400 résidents vivant dans deux villages voisins distincts. Avec les installations du club réparties sur plus de 180 hectares, les résidents ont accès à un parcours professionnel de 18 trous, des courts de tennis, des piscines, des terrains de jeux et le club-house principal, qui constitue le point de rassemblement et sert chaque année de cadre à de nombreuses réceptions privées somptueuses.

Depuis sa création en 1995, le Lexington Country Club s’est développé progressivement au fil des ans à travers des projets de construction, y compris une nouvelle villa et un complexe immobilier. Alors que les installations s’agrandissaient, le volume de factures papier traitées chaque semaine par le club augmentait également. La contrôleuse du Lexington Country Club, Leslie King, a reconnu le problème et commencé à chercher une solution.

Le défi

Alors que certaines factures se perdaient , d’autres parvenaient jusqu’à la comptabilité, pour finir sur une pile en attente sur le bureau. « Nous avions tellement de papiers à traiter, et ça partait dans tous les sens, » dit King.

L’autre problème était la clôture des livres à la fin de l’exercice. Avant chaque clôture, King devait rappeler aux responsables de chaque service de lui transmettre les factures restantes. Immanquablement, quelques mois plus tard, une facture manquante faisait sa réapparition. « J’avais déjà clôturé l’exercice, » dit King. « Et je devais l’inclure au nouveau budget et je n’aimais pas du tout ça. »

Prise de décision

King a commencé à rechercher une solution de gestion des créances en contactant EZclubAP pour une démonstration de son produit. « J’ai mobilisé mon personnel, les personnes qui seraient amenées à travailler avec, et je leur ai partagé la démonstration, » dit King. « Ils l’ont adopté immédiatement. » Avant tout, son personnel voulait une solution facile à utiliser. « Ils ne voulaient pas que je trouve et achète un système trop compliqué, ou sur lequel ils ne pourraient pas former facilement les autres membres du personnel à son utilisation. »

Pour King, Beanworks proposait exactement les fonctionnalités requises, car il permettrait de stocker tous ses documents relatifs aux créances, suivre la progression des factures et s’intégrer harmonieusement au système de comptabilité Jonas Club.

Mise en œuvre

Alors que l’équipe de King avait initialement prévu un mois pour la mise en œuvre de Beanworks, en pratique, la transition n’a pris qu’une semaine. Le Lexington Country Club a également été en mesure de configurer sa propre instance Beanworks pour l’adapter aux différentes entités pour chacune des propriétés du club. « Beanworks nous a beaucoup aidé à la mise en place, en important les données de notre grand livre et en s’assurant que toutes les spécificités qui nous sont propres fonctionnaient bien. »

Accomplissements

Grâce à Beanworks, les retards d’approbation des factures ont considérablement diminué. Par exemple, dans l’un des syndics de copropriété gérés par le club, toutes les factures sont approuvées par une trésorière qui voyage très souvent. Avant, le syndicat de copropriété aurait délégué la tâche ou repoussé les approbations jusqu’à son retour. En tant que solution basée sur le cloud, Beanworks permet de réaliser les approbations à distance. « Le mois dernier, la trésorière se trouvait sur un bateau de croisière en Alaska, où elle s’est connectée sur son ordinateur, a ouvert Beanworks et a approuvé les factures de cette manière, » se rappelle King, qui utilise la fonctionnalité d’accès à distance pour approuver les cycles de vérification de chez elle. « Beanworks a véritablement permis de simplifier ce processus. Il n’y a plus de retards. »

Il y a aussi eu des améliorations de processus notables dans d’autres activités de l’entreprise. « Nous faisons de nombreux achats d’immobilisations et je dois conserver ces factures à un endroit distinct, » dit King. « Avant, je devais chercher le fichier, l’extraire, enlever l’agrafe, photocopier cette facture et la numériser. Maintenant, j’ai juste à rechercher la facture dans Beanworks. »

Le véritable test pour King a été après le passage de l’ouragan Irma à travers laFloride, forçant les résidents et le personnel du Lexington Country Club à évacuer provisoirement. « Une semaine après l’ouragan, j’étais la seule à revenir au bureau. Tout mon personnel était bloqué et je devais effectuer un cycle de vérification. Je n’en avais jamais fait, tout ce que j’avais vu c’était cette démo, plusieurs années auparavant. » Sans aucune formation, King a réussi dans sa tâche. « J’applaudis Beanworks de rendre les choses aussi faciles. »

En repensant aux années avant l’adoption de Beanworks, King est catégorique. « Je ne comprends vraiment pas pourquoi tout le monde n’utilise pas Beanworks, parce que je n’imagine pas une seconde revenir à notre mode de fonctionnement d’avant. Je n’ai pas assez de mots pour dire tout le bien que je pense de Beanworks. »

Prêt(e) à éliminer les processus manuels et sur papier ?

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Gateway Property Management

Chez Gateway Property Management, les créances constituaient un véritable défi. Leur volume était impressionnant et la société continuait à tout traiter sur papier.

Le défi

Chez Gateway Property Management, les créances étaient un véritable cauchemar. Le volume des factures était impressionnant et la société continuait à tout traiter sur papier. L’équipe financière était submergée par des noms de fournisseurs incorrects, des paiements de propriétés erronées et des erreurs de codage des factures. Dans le même temps, l’équipe de gestion avait peu de visibilité sur les factures non réglées et sur leur emplacement dans le workflow. La structure des succursales nationales de Gateway a conduit à des retards de réception des papiers, ce qui entrainait des retards de paiement et des pénalités inutiles. Ces problèmes étaient aggravés par l’exigence de la branche auprès du personnel administratif d’appliquer le codage des comptes, moins fiable que s’il avait été réalisé par le service comptable. Le PDG, Scott Ulrich, et la contrôleuse, Diane Trent, savaient qu’ils avaient besoin d’une solution.

Prise de décision

Beanworks avait déjà contacté Gateway en lui proposant un nouveau logiciel basé sur le cloud capable de rationaliser son processus de gestion des créances,soit environ 7 500 factures par mois. Après avoir évalué les problèmes de comptabilité, Ulrich et Trent ont commencé à voir Beanworks comme une solution potentielle, parmi d’autres. Beanworks s’est démarqué de la concurrence car nous n’avons pas besoin que les factures soient envoyées à des tiers, ce qui signifiait que l’équipe de Trent aurait le contrôle complet de la numérisation et du codage. Enfin, Beanworks est une société canadienne, les données de Gateway étant hébergées sur un serveur basé au Canada afin de garantir la conformité avec les réglementations gouvernementales, notre position locale nous a permis de lui fournir une assistance solide.

Mise en œuvre

Avant la mise en œuvre, Beanworks s’est rendu compte de la grande complexité du process d’approbation de Gateway . Nous sommes rapidement intervenus dans la création d’une structure offrant à son personnel plus de temps pour se concentrer sur le soutien à apporter aux bureaux régionaux dans leur déploiement. Ulrich et Trent étaient ravis denotre gestion du processus d’intégration, notant notre excellent service client. Quel que soit l’obstacle qui s’élevait, Beanworks a collaboré étroitement avec Gateway pour en venir à bout. Nous avons établi une liste précise des besoins de son équipe, et nous avons été en mesure de personnaliser le rapport numérique de sauvegarde du paiement par chèque pour produire les données requises et être plus efficace. En un mot, les accompagner de la planification à la formation, Beanworks a fourni à l’entreprise l’aide nécessaire pour déployer le système dans toutes ses succursales avec une interruption minimale de son workflow.

Accomplissements

Une fois Beanworks adopté par Gateway, les bénéfices se sont immédiatement faits remarquer. Trent a été en mesure de déplacer l’ensemble du processus de gestion des créances d’un système décentralisé vers un système centralisé. En réattribuant la fonction de codage à l’équipe comptable, l’entreprise a été en mesure de libérer jusqu’à 20 % du temps de l’administrateur sans augmentation du personnel comptable. Les huit bureaux régionaux ont continué à avoir accès aux factures, mais ils ont gagné du temps pour d’autres tâches ou initiatives, se traduisant par une meilleure productivité sur l’ensemble de l’entreprise. En éliminant les factures imprimées et en adoptant le nouveau workflow, qui offre plus de visibilité et de flexibilité, Gateway a été en mesure d’accroître son efficacité. Notre solution automatisée basée sur le cloud a permis une gestion plus efficace des échéances, des paiements et des frais généraux en éliminant environ 35 % des frais d’acheminement des documents imprimés. Enfin, étant une entreprise soumise à des fluctuations constantes du volume, Gateway a pu bénéficier de coûts plus faibles lorsque les volumes l’étaient aussi grâce à notre structure de tarification en fonction du volume.

Éliminez les processus manuels susceptibles d’entraîner des erreurs et des paiements en double

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PR Asset Management

PR Asset Management est une société de gestion de placements comptant 2 milliards de dollars en biens immobiliers. Steve Schultz, responsable des systèmes financiers, a pris l’initiative de mettre en œuvre un mécanisme budgétaire pour évaluer les investissements. Il était noyé sous un système complexe qui nécessitait de parcourir des piles de données et de placards de rangement pour vérifier les dépenses et le coût de l’activité. Ce n’était pas drôle du tout. Non seulement cela prenait du temps mais une fois les informations trouvées, il n’y avait pas de visibilité ou d’historique quant à la finalité des dépenses, à la personne les ayant commandées ou à l’approbateur.

La décision

Schultz savait que l’augmentation du personnel n’était pas la solution. Au lieu de quoi, il a sollicité des offres de quatre ou cinq entreprises utilisant la technologie de ROC. Des coûts de plus de 50 000 $, en plus des frais d’octroi de licence et de maintenance, n’étaient pas envisageables. De plus, l’appropriation du concept aurait été difficile avant une mise en œuvre complète. PR Asset Management avait besoin d’une solution capable de s’intégrer à son logiciel comptable de gestion de placements et aussi de s’adapter à son portefeuille de gestion immobilière et de biens. Après avoir visionné notre démonstration, il est apparu évident que Beanworks répondait à tous ses besoins en matière de simplicité, d’intégration et de logique du canal d’approbation. Compte tenu des limites de la technologie de ROC et du prix des autres offres du marché, PR Asset Management en a conclu qu’il s’agissait de la solution idéale pour automatiser certains de ses workflows tout en conservant le contrôle sur le processus.

Mise en œuvre

L’assistance offerte par Beanworks tout au long de la configuration et de la mise en œuvre a constitué une valeur exceptionnelle pour PR Asset Management. Nous avons été en mesure de consulter l’équipe afin d’identifier et de relever les défis spécifiques de son service créances, qui a largement contribué au déploiement de notre solution d’automatisation des créances basée sur le cloud.

Accomplissements

Il n’a pas fallu longtemps pour que les bénéfices escomptés par le choix de Beanworks soient atteints. La direction voyant 100 % des factures qu’elle devait approuver au lieu des 30 % qu’elle consultait à l’origine. PR Asset Management a constaté une réduction de 25 % du temps passé à coder les factures et une réduction globale des coûts de 10 %. La précision est montée en flèche. De manière générale, la société a gagné en visibilité et a vécu de grandes expériences grâce à nos services.

Conservez le contrôle sur vos créances

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Accelerated Oil Technologies

AOT est une compagnie pétrolière décentralisée située au Canada et aux États-Unis. Kim Carr a dirigé une équipe comptable externalisée mais, avec plusieurs sites et une société comptable tierce demandant des renseignements sur les créances, Kim devait éviter le coût élevé et la complexité qui vont de pair avec le partage de fichiers PDF et de dossiers entre plusieurs personnes sur un large éventail de rôles et de sites. Ce dont AOT avait besoin, c’était une solution structurée pour un environnement décentralisé.

Choix de notre solution

Kim a épluché les sites Internet pour connaître les options qui s’offraient à elle en   termes de sites de ressources comptables et logicielles. Beanworks proposait une interface simple d’utilisation et rapide à mettre en œuvre ou, comme le dirait Kim, « complète et intuitive ». Avec un accès au Cloud, une configuration aisée et des workflows avancés pour l’équipe, Kim porté son choix sur Beanworks.

Mise en œuvre

Beanworks a impressionné l’équipe d’AOT avec son assistance client fournie tout au long du processus de mise en œuvre de notre solution d’automatisation des créances. Le personnel a adoré le peu de réunions nécessaires pour que Beanworks soit opérationnel et que toutes leurs questions aient trouvé une réponse à la vitesse de l’éclair !

Accomplissements

« Le système est clair, les factures sont toutes au même endroit et rien ne se perd. Les collaborateurs ne se retrouvent pas coincés ou perdus en cours de route », explique Kim. « Les fournisseurs ont aussi vraiment apprécié l’amélioration de notre organisation et de notre ponctualité . » L’équipe comptable externalisée d’AOT a pu réduire de 50 % ses délais de traitement, ce qui s’est traduit par un impact quantifiable sur son résultat net. À présent, Kim occupe le poste de Contrôleur à Petro Shale, une entreprise de production et de développement en lien avec le pétrole, qui mène ses activités à la fois au Canada et aux États-Unis. Elle a été tellement impressionnée de son expérience avec Beanworks qu’elle en a fait profiter Petro Shale.

Découvrez comment l’automatisation des créances peut stimuler les relations avec les fournisseurs de votre entreprise

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