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En tant que président d’une grande société de gestion immobilière en Alberta, au Canada, Peter Best comprend la valeur de l’accès en temps réel aux données, en particulier lors de la gestion de 750 propriétés dans 14 villes. Mais heureusement, ce n’était pas un problème pendant le travail à distance pour son équipe financière, car ils avaient des comptes fournisseurs automatisés (AP) bien avant la pandémie.
«Avec COVID-19, les fournisseurs envoient tout par e-mail. Nous recevons rarement des courriers ou des factures papier », explique Best, qui, en plus de gérer d’autres tâches chez Magnum York Properties , supervise également les fonctions financières. « Que je travaille à domicile ou au bureau, j’utilise simplement la fonction de recherche de Beanworks pour trouver des factures et d’autres documents en ligne. La plupart de mes recherches portent sur des documents de propriété et de vendeur. Je fais aussi un peu de codage parfois. La société a récemment été acquise par Associa, une organisation de gestion communautaire en Amérique du Nord qui dessert les communautés depuis plus de 40 ans.
Certains des plus grands défis AP pour Magnum York étaient les retards de paiement, les factures en double et les retards d’approbation.
Le problème des points d’accès papier
Il y a eu une série d’obstacles qui ont inspiré Best à rechercher une solution d’automatisation:
- Les flux de travail AP étaient disjoints car les données étaient stockées sur papier et sur des feuilles de calcul.
- Trois responsables approuvaient plus de 300 factures par mois, toutes sur papier, ce qui entraînait des retards de paiement. « Nous avions 45 à 50 jours de retard dans le paiement des fournisseurs », souligne Best.
- Le suivi des factures en double était un autre problème récurrent. « Nous ne savions pas où se trouvaient les factures ni quand elles arrivaient. Nous les perdions sur les bureaux des gens. Les vendeurs nous reprochaient de ne pas payer à temps, et nous ne pouvions même pas savoir si nous avions reçu leur facture ou non », décrit Best.
« Les données que nous avons obtenues de Beanworks nous ont aidés à identifier où se situait le problème. Il y a eu une amélioration drastique des retards liés aux paiements. – Peter Best, président/courtier chez Magnum York Properties
Fini les tracas de la paperasse
« Parfois, si nous prenions trop de temps pour traiter une facture, la facture suivante arrivait avec le montant de la facture précédente », explique Best. Tout cela s’est ajouté à un cycle AP alambiqué et frustrant. Face à ce processus fastidieux, Magnum a décidé de mettre en œuvre l’ automatisation Beanworks AP , en rationalisant les tâches manuelles sur une plate-forme centrale et facile à utiliser.
« Il y a quelques raisons clés pour lesquelles nous avons choisi Beanworks plutôt que d’autres solutions. Il pré-remplit les factures pour nous, et je peux facilement voir les numéros de facture, les factures payées et les détails du fournisseur, le tout en ligne », souligne Best. Au lieu que le personnel passe des heures à saisir des données , il voulait leur donner du temps à consacrer à des tâches stratégiques.
« Nous ne savions pas où se trouvaient les factures ni quand elles arrivaient. Nous les perdions sur les bureaux des gens. Les vendeurs nous reprochaient de ne pas payer à temps, et nous ne pouvions même pas savoir si nous avions reçu leur facture ou non.» – Peter Best, président/courtier chez Magnum York Properties
Ce que veulent les vendeurs
Grâce à l’utilisation de Beanworks, Magnum York a résolu sa priorité numéro un: payer les fournisseurs à temps . Auparavant, il fallait environ trois jours pour qu’un chèque soit signé et cinq jours supplémentaires pour que le courrier soit livré, plus des heures supplémentaires pour les approbations et les processus manuels comme la saisie de données.
« Les données que nous avons obtenues de Beanworks nous ont aidés à identifier où se trouvait le problème », déclare Best. Le système identifie quand une facture est arrivée, a été approuvée, puis traitée. « Il y a eu une amélioration drastique des retards liés aux paiements », ajoute-t-il. L’organisation paie les fournisseurs en jours plutôt qu’en semaines et en mois.
Pour devancer les appels et les e-mails des fournisseurs en colère, Best et le personnel comptable ont reconfiguré le processus d’approbation. Toutes les factures doivent être signées avant 10 h tous les matins et les chèques sont émis tous les vendredis. Pour maintenir l’élan, Best a lancé un système interne appelé « Programme de fournisseur préféré », qui donne à Magnum York un meilleur contrôle sur les flux de trésorerie. Les fournisseurs préférés représentent un petit pourcentage d’entreprises qui sont payées chaque semaine, par rapport à d’autres qui sont payées toutes les deux semaines.
« Le principal avantage revient à la gestion des fournisseurs. Lorsqu’ils nous posent des questions sur une facture, nous pouvons le découvrir instantanément dans le système et suivre le calendrier », note Best.
Avec l’automatisation Beanworks AP, l’équipe financière a une visibilité totale sur le statut de chaque facture.
Le passage à l’automatisation Beanworks AP a également éliminé le risque de factures en double. Le logiciel signale automatiquement les factures en double, ce qui évite à l’équipe AP de suivre et de corriger manuellement les erreurs ou erreurs. « Désormais, avec Beanworks, nous avons plus de contrôle sur le problème des factures en double. Le logiciel ne les aime pas », mentionne Best.
Pour sécuriser les finances contre les nouveaux risques et la fraude, l’équipe a créé un canal Microsoft Teams dédié à l’identification des menaces courantes telles que les escroqueries par hameçonnage. Au lieu d’impliquer tout le monde dans l’entreprise, ils déterminent délibérément qui interagit et comment. « Je reçois beaucoup d’e-mails de phishing, et je suis impressionné par la qualité de leur formulation », déclare Best.
Chargé
Les opérations AP nouvellement rationalisées à travers les organisations permettent des partenariats plus productifs avec les fournisseurs et les autres parties prenantes. Beanworks effectue des mises à jour en temps réel, supprimant les obstacles manuels tels que la saisie de données. « Cela aide à gérer le volume de factures », explique Best.
« Nous recevons rarement des plaintes concernant les factures ou les paiements. C’est aussi plus rapide. Si la facture est à la réception avant 10 heures le lundi, elle sera traitée cette semaine-là.
Anticipez les retards de paiement des fournisseurs et les retards de facturation grâce à l’automatisation des comptes fournisseurs
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