AP Automation

Viser le succès AP? L’automatisation peut vous aider à faire mouche

janvier 27, 2022

aiming for success

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Selon une étude récente de PYMNTS, près de 86 % des directeurs financiers estiment que la numérisation de leur processus de comptes fournisseurs est la clé de leur réussite financière. Ce chiffre grimpe à 98 % lorsque l’on examine les entreprises dont le chiffre d’affaires annuel dépasse 1 milliard de dollars américains.

Malgré cela, de nombreuses entreprises se demandent encore s’il vaut la peine d’adopter un autre outil financier. Cependant, un bref aperçu des avantages montre clairement que l’automatisation est essentielle pour atteindre vos cibles AP.

Que vaut le temps?

Avez-vous déjà entendu quelqu’un souhaiter qu’il y ait plus d’heures dans la journée? Un système d’automatisation des processus ne peut pas faire briller le soleil plus longtemps, mais il peut aider à réduire la charge de travail.

Des solutions comme Beanworks réduisent le temps nécessaire au traitement d’une facture. Les comptes fournisseurs sont automatiquement acheminés via des flux de travail personnalisés, de sorte que les bons de commande, les factures, les paiements et les dépenses sont transmis aux membres de l’équipe appropriés pour approbation et paiement. Il envoie également des rappels lorsqu’il y a des tâches à accomplir.

La technologie intelligente employée par Beanworks réduit de 83 % le temps consacré à la saisie des données de facturation .

L’erreur est humaine

Tout le monde fait des erreurs, mais les erreurs de saisie de données sont comme jeter une clé dans les engrenages d’une machine. Heureusement, Beanworks capture les données de facturation avec une précision de 99%. La solution est équipée de SmartCapture, qui utilise la capture de données basée sur l’intelligence artificielle pour accélérer la saisie des données, réduire le risque de fraude et accélérer le processus de paiement.

Line Item Capture , une autre fonctionnalité de Beanworks, simplifie la saisie des données en extrayant des informations telles que les descriptions, le coût unitaire et les quantités.

Arrêtez de jeter de l’argent

Le traitement manuel d’une facture n’est pas seulement une perte de temps, mais cela entraîne également des coûts élevés. Levvel Research indique que le prix moyen du traitement manuel d’une facture est de 15 $. L’automatisation peut réduire cela à 5 $ ou moins.

L’utilisation d’une solution d’automatisation pour les comptes fournisseurs peut réduire le coût de traitement des factures de 60 à 80% .

Par exemple, si vous traitez manuellement 500 factures par mois, cela coûte à votre entreprise 90 000 USD par an. Mais avec l’automatisation, vous économiseriez 60 000 $ US, ce qui pourrait être bien mieux utilisé.

Mal de tête comptable

Personne n’est une île

En matière de comptabilité fournisseurs, aucun membre de votre équipe financière ne peut se permettre d’être isolé. Il doit y avoir collaboration et communication. Malheureusement, la nature changeante du bureau moderne peut compliquer les choses si vous utilisez toujours des processus manuels et des solutions segmentées.

Des enquêtes ont montré que 30% des travailleurs se considèrent comme des employés hybrides, et 35% supplémentaires sont totalement distants. Vous avez besoin d’une solution qui permet à votre équipe de collaborer et d’accéder à des données vitales depuis n’importe quel endroit.

Beanworks permet à toute personne impliquée dans le processus AP d’accéder simultanément à une facture et de contester des frais, de demander des éclaircissements ou d’expliquer des divergences. Tout ce qu’il faut, c’est un simple clic.

Les risques ne se reposent jamais, pourquoi votre protection devrait-elle?

La fraude est une préoccupation constante dans le monde de la finance, mais vous pouvez vous reposer un peu plus tranquillement si vous utilisez l’automatisation. Le logiciel signale automatiquement les factures en double et introduit des contrôles financiers améliorés, tout en vous protégeant 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 contre des choses comme les escroqueries par hameçonnage ou les paiements à des fournisseurs non approuvés.

Les flux de travail personnalisés réduisent également le risque de fraude en vous permettant de séparer les responsabilités, telles que qui approuve une facture et qui effectue le paiement.

Échapper au labyrinthe

Réaliser un audit ne doit pas être comme errer dans un labyrinthe. Il devrait y avoir un chemin bien défini du début à la fin.

La facturation électronique simplifie le processus d’audit grâce au stockage numérique, vous permettant de rechercher des factures par fournisseur, code GL, montant, entité juridique ou toute autre information sur le document. Vous pouvez également accéder à l’historique complet du flux de travail d’une facture, vous donnant un aperçu des étapes d’approbation prises, des commentaires et des dates auxquelles des actions spécifiques ont eu lieu.

Fait sur mesure pour un ajustement parfait

Les besoins de votre entreprise sont uniques. Une solution unique pour tous les comptes créditeurs peut être utile, mais elle vous empêchera de fonctionner avec une efficacité optimale. Vous devez être en mesure de personnaliser une solution en fonction des spécificités de votre opération.

Avec l’automatisation AP, vous pouvez créer des flux de travail personnalisés qui acheminent les bons de commande, les factures et les approbations de paiement vers le membre de l’équipe approprié. Beanworks vous permet également des contrôles budgétaires comme la possibilité de définir des limites budgétaires en fonction du service, du fournisseur ou du projet.

Une place pour tout

Si vous avez déjà perdu vos clés ou votre télécommande, vous savez à quel point il est frustrant de ne pas pouvoir trouver quelque chose quand vous en avez besoin.

Beanworks stocke vos documents en temps réel sur le cloud et ils peuvent être localisés en recherchant des mots-clés tels que fournisseur ou plage de dates. Ensuite, d’une simple pression sur un bouton, vous avez accès en quelques secondes à ce que vous recherchez.

En offrant à votre équipe une visibilité complète, Beanworks permet de savoir facilement où en est une facture dans le processus de paiement et quelle partie prenante la signe actuellement. Cela signifie que vous ne perdez plus de temps à chercher des factures ou à vous démener pour effectuer des paiements lorsqu’une facture passe entre les mailles du filet.

Pour en savoir plus sur les fonctionnalités de Beanworks qui réduiront vos dépenses et vous protégeront contre la fraude, inscrivez-vous pour assister à l’un de nos webinaires hebdomadaires gratuits.

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