Customer Stories

« Nous ne conservons plus les factures physiques au bureau » – Comment l’équipe AP d’U-Pak est passée au numérique avec Beanworks

mai 20, 2021

U-Pak truck

Estimated Reading Time: 2 minutes

En tant que l’une des plus anciennes entreprises de gestion des déchets au Canada, U-Pak a perfectionné la tâche ardue du recyclage pour plus de 3 500 clients grâce à sa technologie zéro déchet.

Alors que de plus en plus d’entreprises réalisent l’importance d’investir dans une bonne stratégie de gestion des déchets, les opérations d’U-Pak ont connu une augmentation notable. «Nous n’avons cessé de croître et de nous développer en tant qu’entreprise», déclare Mary Molony, vice-présidente des finances chez U-Pak.

U-Pak
U-Pak s’est fixé pour objectif de recycler 80% des déchets qu’ils reçoivent des entreprises chaque jour

Cette croissance soudaine a posé un défi de taille. « Au cours des trois ou quatre dernières années, nous n’avons pas ajouté d’autres membres du personnel au service des comptes créditeurs », déclare Molony. L’équipe fonctionnait à l’ancienne, en utilisant du papier, et ce n’était pas durable.

« Avant l’automatisation, j’avais l’impression d’approuver des factures devant le classeur. » Mary Molony, vice-présidente des finances

« Le plus gros problème était que les factures étaient soit scannées dans l’une de nos usines puis envoyées par e-mail, soit physiquement envoyées à notre siège social. Et puis je devais saisir manuellement chacun d’entre eux – ce n’était pas l’idéal », décrit Dorota Grabowska, spécialiste comptable chez U-Pak.

Les employés travaillant à différents endroits n’avaient pas accès au logiciel de comptabilité d’U-Pak. Lorsqu’un fournisseur a appelé au sujet du paiement, l’équipe a dû contacter Grabowska pour une mise à jour. « Le processus ne s’est pas vraiment bien déroulé. C’était un gros problème pour nous », ajoute-t-elle.

Les approbateurs ont eu du mal à autoriser les paiements à temps, ce qui a entraîné des retards supplémentaires. Les factures étaient stockées à plusieurs endroits, ce qui signifiait non seulement qu’il était difficile de les retrouver, mais que les factures rejetées devaient également être renvoyées à l’usine pour examen. « Trouver des factures lors d’un audit représentait beaucoup de travail », explique Grabowska.

« Le plus gros problème était que les factures étaient soit scannées dans l’une de nos usines puis envoyées par e-mail, soit physiquement envoyées à notre siège social. Et puis je devais saisir manuellement chacun d’entre eux, ce n’était pas idéal.» Dorota Grabowska, spécialiste comptable

saisie manuelle des factures
L’équipe comptable d’U-Pak passait 40% de sa semaine de travail à saisir des factures dans le système

U-Pak a décidé qu’il était temps de moderniser son système de comptes fournisseurs (AP) afin de rationaliser ses pratiques de traitement des factures . Ils ont choisi l’ automatisation Beanworks AP pour sa facilité d’utilisation et son intégration transparente avec leur principal système financier, Sage 300 .

En numérisant leur classeur de bureau, l’équipe peut accéder aux factures à tout moment et en tout lieu. « Le travail manuel que j’avais l’habitude de faire a considérablement diminué », explique Grabowska. « Désormais, les employés peuvent saisir des factures où qu’ils se trouvent. » Cet exercice répétitif occupait jusqu’à 40 % de la semaine de travail avant l’automatisation.

« Cela a été le plus grand avantage – tout est hébergé dans Beanworks et tout le monde y a accès », souligne Grabowska.

« Pouvoir voir les factures du mois précédent et vérifier les prix dans le logiciel est un énorme gain de temps. »

C’est également essentiel pour les responsables qui doivent approuver des factures tout en travaillant à distance . Grâce à Beanworks, ils peuvent simplement se connecter et se déconnecter en un clic. Contrairement à avant, lorsqu’une facture devait être renvoyée à une usine après avoir été refusée, les approbateurs peuvent désormais simplement laisser des notes dans Beanworks et demander un examen plus approfondi.

La fonctionnalité de création de rapports est pratique pour Molony qui peut accéder au système et effectuer des audits internes depuis son domicile. « Pouvoir voir les factures du mois précédent et vérifier les prix dans le logiciel est un énorme gain de temps », dit-elle. « Avant l’automatisation, j’avais l’impression d’approuver des factures devant le classeur. »

Grâce aux heures économisées, Molony et son équipe peuvent se concentrer sur des projets plus importants, tels que l’analyse de données.

« Maintenant que nous avons de meilleurs outils, nous pouvons fournir des résultats optimaux. »

Vous songez à laisser du papier derrière vous?

Demander une démo


Inscrivez-vous aujourd’hui
DIRECTEMENT DANS VOTRE INBOX

Restez à jour sur les principales tendances comptables et financières

Inscrivez-vous à notre newsletter et recevez nos dernières ressources, actualités et informations.

En savoir plus sur Beanworks

Découvrez comment l’automatisation des comptes fournisseurs peut libérer votre équipe comptable de la saisie manuelle des données, des retards et des processus papier.

voir notre produit