« Nous ne conservons plus de factures physiques au bureau » – Comment l’équipe AP d’U-Pak est passée au numérique avec Beanworks

lundi 25 juil. 2022
Semi-remorque roulant sur l’autoroute avec le drapeau canadien flottant

Temps de lecture estimé: 2 minutes

En tant que l’une des plus anciennes entreprises de gestion des déchets au Canada, U-Pak a perfectionné la tâche ardue du recyclage pour plus de 3 500 clients grâce à sa technologie zéro déchet.

Avec de plus en plus d’entreprises réalisant l’importance d’investir dans une bonne stratégie de gestion des déchets, les opérations d’U-Pak ont connu une hausse notable. « Nous avons constamment grandi et pris de l’expansion en tant qu’entreprise », explique Mary Molony, vice-présidente des finances chez U-Pak.

U-Pak s’est fixé pour objectif de recycler 80% des déchets qu’ils reçoivent des entreprises chaque jour

Cette croissance soudaine a posé un défi de taille. « Au cours des trois ou quatre dernières années, nous n’avons plus ajouté de membres du personnel au service des comptes fournisseurs », explique Molony. L’équipe fonctionnait à l’ancienne, en utilisant du papier, et ce n’était pas durable.

« Avant l’automatisation, j’avais l’impression d’approuver des factures juste devant le classeur. » Mary Molony, vice-présidente des finances

« Le plus gros problème était que les factures étaient soit scannées dans l’une de nos usines, puis envoyées par courriel, soit envoyées physiquement à notre siège social. Et puis je devais saisir manuellement chacun d’entre eux – ce n’était pas idéal », décrit Dorota Grabowska, spécialiste en comptabilité chez U-Pak.

Les employés travaillant à partir de différents endroits n’avaient pas accès au logiciel de comptabilité d’U-Pak. Lorsqu’un fournisseur a appelé au sujet du paiement, l’équipe a dû contacter Grabowska pour une mise à jour. « Le processus ne s’est pas vraiment bien déroulé. C’était un gros problème pour nous », ajoute-t-elle.

Les approbateurs ont eu du mal à autoriser les paiements à temps, ce qui a entraîné d’autres retards. Les factures étaient stockées à plusieurs endroits, ce qui signifiait qu’il était non seulement difficile de les traquer, mais que les factures rejetées devaient également être renvoyées à l’usine pour examen. « Trouver des factures lors d’un audit a demandé beaucoup de travail », explique Grabowska.

« Le plus gros problème était que les factures étaient soit scannées dans l’une de nos usines, puis envoyées par courriel, soit envoyées physiquement à notre siège social. Et puis je devais saisir manuellement chacun d’entre eux – ce n’était pas idéal. » Dorota Grabowska, spécialiste en comptabilité

L’équipe comptable d’U-Pak passait 40 % de sa semaine de travail à saisir les factures dans le système.

U-Pak a décidé qu’il était temps de moderniser son système de comptes fournisseurs (PA) afin de rationaliser ses pratiques de traitement des factures . Ils ont choisi Beanworks AP automation pour sa facilité d’utilisation et son intégration transparente avec leur système financier principal, Sage 300.

En numérisant leur classeur de bureau, l’équipe peut accéder aux factures à tout moment depuis n’importe quel endroit. « Le travail manuel que j’avais l’habitude de faire a considérablement diminué », explique Grabowska. « Désormais, les employés peuvent saisir des factures de n’importe où. » Cet exercice répétitif prenait jusqu’à 40% de la semaine de travail avant l’automatisation.

« Cela a été le plus grand avantage – tout est logé dans Beanworks et tout le monde y a accès », souligne Grabowska.

« Pouvoir voir les factures du mois précédent et vérifier les prix dans le logiciel est un énorme gain de temps. »

C’est également essentiel pour les gestionnaires qui doivent approuver les factures tout en travaillant à distance. Grâce à Beanworks, ils peuvent simplement se connecter et se déconnecter en cliquant sur un bouton. Contrairement à avant où une facture devait être renvoyée à une usine après avoir été refusée, les approbateurs peuvent maintenant simplement laisser des notes dans Beanworks et demander un examen plus approfondi.

La fonctionnalité de reporting est pratique pour Molony qui peut accéder au système et effectuer des audits internes depuis chez lui. « Pouvoir voir les factures du mois précédent et vérifier les prix dans le logiciel est un énorme gain de temps », dit-elle. « Avant l’automatisation, j’avais l’impression d’approuver des factures juste devant le classeur. »

En utilisant les heures qu’ils ont économisées, Molony et son équipe peuvent se concentrer sur des projets plus importants, tels que l’analyse de données.

« Maintenant que nous disposons de meilleurs outils, nous pouvons obtenir des résultats optimaux. »

 

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