Accounts Payable

Trois KPI dont votre service financier a besoin en 2022

janvier 24, 2022

Estimated Reading Time: 4 minutes

En tant que contrôleur ou responsable financier, vous pouvez utiliser divers KPI pour suivre les performances de vos processus de comptes fournisseurs (AP). En voici trois qui vous mettront face à face avec les forces et les faiblesses de vos performances AP.

Délai de traitement des factures

Ce KPI donne des informations quantitatives sur l’efficacité de votre AP. Le temps nécessaire au traitement d’une facture peut aider à identifier les inefficacités telles que le routage complexe, les goulots d’étranglement d’approbation et les ressources AP sollicitées. Pourquoi ce KPI est-il important? Un temps de traitement lent se traduit par des retards de paiement, des frais de retard, des remises anticipées manquées et des relations tendues avec les fournisseurs.

Moins votre équipe passe de temps sur les suivis d’approbation, plus elle a de temps pour d’autres opérations comme la clôture des livres. Une enquête auprès de 600 professionnels de la finance a révélé que leur équipe AP a passé jusqu’à 11 heures par mois sur les approbations au cours des deux dernières années.

Comment calculer le temps de traitement des factures : Enregistrez la date et l’heure de réception de chaque facture. Lorsque le cycle d’approbation est terminé, documentez la date et l’heure de saisie de la facture dans le système financier. Soustrayez les deux dates pour trouver le nombre de jours. Prenez la moyenne de toutes les factures sur une période, par exemple mensuelle ou trimestrielle.

Avantages de l’automatisation: avec l’ automatisation Beanworks AP , vous pouvez utiliser la fonctionnalité de tableau de bord pour savoir combien de temps votre équipe consacre aux approbations et au codage au cours d’une période spécifique, par exemple, une semaine, un mois, etc.

Tableau de bord d'analyse Beanworks
Le tableau de bord intelligent de Beanworks capture le volume total de factures, de bons de commande, de paiements et de dépenses traités chaque jour

Coût de traitement des factures

Un autre KPI à mesurer pourrait être le coût de traitement des factures papier. Couplé au temps de traitement des factures, cela pourrait vous aider à économiser de l’argent et du temps tout en accélérant le flux des factures dans le système. Le coût de traitement par facture est une mesure d’efficacité et comprend la main-d’œuvre, les coûts de stockage, les fournitures de bureau, les frais généraux et les frais d’envoi.

Un coût inférieur indique un processus AP plus efficace. Selon les recherches, le coût moyen du traitement manuel d’une facture peut atteindre 15USD. Le coût moyen peut encore augmenter avec le temps supplémentaire consacré à la recherche d’approbations ou à la correction d’erreurs.

Comment calculer le coût de traitement par facture : Prenez le total de vos frais de comptes fournisseurs et divisez-le par le nombre de factures traitées ou répondez au quiz en ligne ci-dessous.

Avantages de l’automatisation: en supprimant le papier, d’autres coûts importants tels que les frais de port et le temps perdu en retards d’approbation, vous pouvez réduire votre coût moyen de traitement des factures à 3USD ou moins. Pour les entreprises traitant 500 factures par mois, cela représente une économie annuelle d’au moins 60 000 $ US. Beanworks gagne du temps en utilisant l’IA pour capturer les détails de la facture , tels que les éléments de ligne, les informations d’en-tête, le montant, la date d’échéance, les coûts unitaires, les quantités, etc.

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Jours payables en suspens (DPO)

Enfin, cette mesure prend en compte le nombre moyen de jours nécessaires à votre entreprise pour payer ses comptes fournisseurs. Le chiffre doit maintenir un équilibre entre payer les fournisseurs à temps et s’assurer qu’il y a suffisamment de liquidités dans l’entreprise. Si le DPO est trop élevé, cela indique que votre entreprise paie les fournisseurs en retard ; s’il est trop bas, vous ne profitez peut-être pas suffisamment des conditions de crédit.

Calculer le DPO : Pour calculer les jours d’encours de paiement (DPO), la formule suivante est appliquée, DPO = Comptes fournisseurs X Nombre de jours / Coût des marchandises vendues (COGS). Ici, COGS se réfère à l’inventaire initial plus les achats soustrayant l’inventaire final. Les comptes créditeurs, quant à eux, font référence aux achats de l’entreprise qui ont été effectués à crédit et dus à leurs fournisseurs.

Avantages de l’automatisation: le tableau de bord financier de Beanworks offre des informations sur les numéros AP critiques, y compris les factures et les paiements en attente, la somme de toutes les nouvelles factures et paiements, ainsi que les dépenses mensuelles et quotidiennes totales. Le logiciel compare les données des 30 derniers jours et calcule la différence, donnant aux entreprises une vue complète de leur santé financière.

Toutes les informations sont automatiquement mises à jour au fur et à mesure que la plateforme traite les transactions et autres données financières. Il décompose le volume total de factures, bons de commande, paiements et dépenses traités chaque jour.

Un tableau de bord pour les gouverner tous

La cartographie et l’analyse manuelles des KPI financiers peuvent prendre du temps, sauf si vous disposez d’un système automatisé pour effectuer les calculs. L’automatisation Beanworks AP offre des rapports de tableau de bord en temps réel, aidant les directeurs financiers à concevoir et à suivre des KPI adaptés à tous les flux de travail AP – des bons de commande (PO) aux factures, paiements et dépenses . Les utilisateurs peuvent facilement personnaliser les métriques pour prendre en charge des exigences ou des objectifs spécifiques. Étant donné que les données sont automatiquement extraites et stockées en un seul endroit, elles sont facilement accessibles à tous.

Toutes les informations sont automatiquement mises à jour au fur et à mesure que la plateforme traite les transactions et autres données financières. Il décompose le volume total de factures, bons de commande, paiements et dépenses traités chaque jour, donnant un aperçu de :

  • Le nombre de factures, de paiements, de dépenses traitées dans un délai précis
  • La valeur des transactions
  • Le montant en dollars des factures, des paiements et des dépenses en attente

Top Kpis pour les équipes AP

Les organisations qui cherchent à améliorer l’état de leurs métriques actuelles doivent commencer par se poser les questions suivantes:

  • Quels sont les objectifs les plus importants pour la performance financière de l’organisation?
  • Ces objectifs ont-ils pleinement exploité les données existantes?
  • L’organisation pourrait-elle bénéficier des informations financières plus approfondies qu’offrent les outils d’analyse avancés?
  • Y a-t-il des faiblesses dans vos KPI existants?
  • Vos pairs et concurrents de l’industrie mesurent-ils leurs paramètres? Comment le vôtre se compare-t-il à eux?
  • Quelles informations pouvez-vous déduire de la comparaison de vos métriques avec celles de vos concurrents?

En savoir plus sur les KPI que les directeurs financiers leaders du secteur utilisent pour stimuler les performances de l’équipe

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