Customer Stories

Science World utilise Beanworks pour pérenniser son AP

décembre 7, 2020

Lorsque Science World , le centre des sciences du secteur riverain de Vancouver et l’un des monuments les plus appréciés, a été sur le point de fermer pendant la pandémie, des noms notables, dont l’agente de santé provinciale, la Dre Bonnie Henry, ont immédiatement soutenu leur campagne de financement, ‘The World A besoin de plus de nerds. Science World est en mesure de mener de tels projets en toute confiance, sachant que leur infrastructure interne est sécurisée avec les derniers outils. « La pandémie oblige tout le monde à changer de modèle économique. Chaque fournisseur demande des paiements électroniques », explique Douglas Chow, responsable financier chez Science World. « Avec Beanworks, effectuer ces paiements est beaucoup plus facile », remarque-t-il.

Avant de passer à l’automatisation, les comptes fournisseurs (AP) de Science World étaient entièrement gérés sur papier. « Les factures physiques prenaient tellement de place que nous manquions d’espace de bureau », explique Chow. « Notre directeur financier était toujours entouré d’une pile croissante de factures et de chèques à approuver – plus de 250 chaque semaine. Nous ne voulions pas de classeurs remplis de factures AP », ajoute-t-il.

Science World ne pouvait pas se permettre de passer des heures à chercher des factures dans des boîtes ou à les faire circuler dans les différents services avant qu’elles ne soient finalement approuvées. Selon Chow, gérer les AP comme « comme ils le faisaient autrefois » devenait redondant. Il était clair qu’ils avaient besoin d’une approche avant-gardiste.

Monde des sciences de Vancouver
Beanworks a transformé l’AP de Science World et l’a aidé à se préparer pour l’avenir

L’introduction de Beanworks en 2017 a apporté plus de contrôle et la simplicité indispensable dont Science World avait besoin dans son AP. « Le plus grand avantage est la facilité de trouver des factures« , explique Chow. Désormais, il peut simplement saisir le numéro de facture, le montant en dollars ou le nom du fournisseur et suivre les informations même lorsqu’il travaille à distance. « Cela permet de trouver des rapports beaucoup plus rapidement », souligne-t-il.

« Le plus d’argent que nous économisons est avec EFT / ACH – économisant les frais d’affranchissement et le temps nécessaire au remplissage des enveloppes. Nous avons économisé beaucoup d’argent sur la main-d’œuvre. Sans Beanworks, notre position AP serait de deux personnes. – Douglas Chow, superviseur financier chez Science World

Accès en temps réel

Depuis le début de la pandémie, l’équipe comptable de Science World travaille désormais principalement à domicile. Avec leur modèle AP précédent, ce changement soudain aurait pu sérieusement affecter le flux de travail. Heureusement, avec Beanworks, ils peuvent récupérer tous les documents AP en ligne.

Beanworks maintient un rapprochement individuel avec son système comptable, Sage 300 . Cela signifie que les paiements sont envoyés directement de leur compte bancaire au fournisseur via leur mode de paiement préféré – dans la plupart des cas, il s’agit du TEF/ACH.

La possibilité de payer les fournisseurs par voie électronique à l’heure actuelle est un gros bonus pour leur équipe financière. Chow déclare : « Il est très rare qu’un paiement électronique se perde. Avec les chèques, il y a toujours le risque qu’ils se perdent dans le courrier ou soient retardés pendant une crise comme la COVID-19. »

paiements électroniques
La majorité des fournisseurs de Science World demandaient des paiements électroniques pendant la pandémie. Heureusement, leur équipe AP avait déjà Beanworks en place pour répondre à leurs besoins

Avec un accès en temps réel à l’AP, Chow a effectué lui-même des audits internes – parfois depuis son domicile – et garde un œil sur leurs dépenses mensuelles. Science World a également pu réaliser son audit annuel à distance pour la première fois cette année.

L’abandon des chèques a apporté toute une série d’autres avantages. Non seulement le personnel dispose de plus de temps, mais il économise également des coûts. « Le plus d’argent que nous économisons est avec EFT / ACH – économisant les frais d’affranchissement et le temps nécessaire au remplissage des enveloppes. Nous avons économisé beaucoup d’argent sur la main-d’œuvre. Sans Beanworks, notre position AP serait de deux personnes », note Chow.

Approbations à distance

Pour Science World, il a été facile d’obtenir les approbations des responsables travaillant à distance grâce à la fonction de délégation du canal d’approbation de Beanworks. Chow a pu personnaliser les canaux d’approbation et réacheminer automatiquement les factures.

Parmi les approbateurs, les fournisseurs ou entre les employés, le passage à l’ automatisation Beanworks AP a considérablement amélioré la productivité. « Le papier a été en grande partie retiré de l’AP », résume Chow.

Science World n’est pas seul. La pandémie a poussé de nombreuses entreprises à abandonner les méthodes de paiement traditionnelles. Près de 60 % des 2 000 professionnels interrogés considèrent le passage aux paiements électroniques comme le changement le plus substantiel dans l’espace B2B cette année.

Faites le changement et profitez des paiements automatisés

Demander une démo


Inscrivez-vous aujourd’hui
DIRECTEMENT DANS VOTRE INBOX

Restez à jour sur les principales tendances comptables et financières

Inscrivez-vous à notre newsletter et recevez nos dernières ressources, actualités et informations.

En savoir plus sur Beanworks

Découvrez comment l’automatisation des comptes fournisseurs peut libérer votre équipe comptable de la saisie manuelle des données, des retards et des processus papier.

voir notre produit