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Lorsque Science World, le centre des sciences riverain de Vancouver et l’un des monuments les plus appréciés, a été au bord de la fermeture pendant la pandémie, des noms notables, dont l’agent de santé provincial, la Dre Bonnie Henry, ont immédiatement soutenu leur campagne de financement, « Le monde a besoin de plus de nerds ». Science World est en mesure de mener de tels projets en toute confiance en sachant que leur infrastructure interne est sécurisée avec les derniers outils. « La pandémie oblige tout le monde à changer son modèle d’affaires. Chaque fournisseur demande des paiements électroniques », explique Douglas Chow, superviseur financier chez Science World. « Avec Beanworks, il est beaucoup plus facile d’effectuer ces paiements », remarque-t-il.
Avant de passer à l’automatisation, les comptes fournisseurs (PA) de Science World étaient entièrement gérés sur papier. « Les factures physiques prenaient tellement de place que nous manquions d’espace de bureau », explique Chow. « Notre directeur financier a toujours été entouré d’une pile croissante de factures et de chèques à approuver – plus de 250 chaque semaine. Nous ne voulions pas de classeurs remplis de factures AP », ajoute-t-il.
Science World ne pouvait pas se permettre de passer des heures à chercher des factures dans des boîtes ou à les faire circuler dans les différents départements avant qu’elles ne soient finalement approuvées. Selon Chow, gérer AP comme « comme ils le faisaient autrefois » devenait redondant. Il était clair qu’ils avaient besoin d’une approche avant-gardiste.
L’introduction de Beanworks en 2017 a apporté plus de contrôle et la simplicité indispensable dont Science World avait besoin dans son AP. « Le plus grand avantage est la facilité de trouver des factures », explique Chow. Désormais, il peut simplement taper le numéro de facture, le montant en dollars ou le nom du fournisseur et suivre les informations même lorsqu’il travaille à distance. « Cela rend la recherche de rapports beaucoup plus rapide », souligne-t-il.
« Le plus d’argent que nous économisons est avec l’EFT/ACH – économisant le coût de l’affranchissement et le temps nécessaire au remplissage des enveloppes. Nous avons économisé beaucoup d’argent sur la main-d’œuvre. Sans Beanworks, notre position AP serait de deux personnes. » – Douglas Chow, superviseur financier chez Science World
Accès en temps réel
Depuis le début de la pandémie, l’équipe de comptabilité de Science World travaille maintenant principalement à domicile. Avec leur modèle AP précédent, ce changement soudain aurait pu avoir un impact sérieux sur le flux de travail. Heureusement, avec Beanworks, ils peuvent récupérer tous les documents AP en ligne.
Beanworks maintient un rapprochement individuel avec son système comptable, Sage 300. Cela signifie que les paiements sont envoyés directement de leur compte bancaire au fournisseur via leur mode de paiement préféré - dans la plupart des cas, il s’agit de TEF / ACH.
La possibilité de payer les fournisseurs par voie électronique en ce moment est un gros bonus pour leur équipe financière. Chow déclare : « Il est très rare qu’un paiement électronique soit perdu. Avec les chèques, il y a toujours le risque qu’ils se perdent dans le courrier ou soient retardés pendant une crise comme la COVID-19. »
Avec un accès en temps réel à AP, Chow a effectué lui-même des audits internes – parfois depuis chez lui – et a gardé un œil sur leurs dépenses mensuelles. Science World a également pu effectuer son audit annuel à distance pour la première fois cette année.
S’éloigner des chèques a apporté toute une série d’autres avantages. Non seulement le personnel a plus de temps, mais il économise également des coûts. « Le plus d’argent que nous économisons est avec l’EFT/ACH – économisant le coût de l’affranchissement et le temps nécessaire au remplissage des enveloppes. Nous avons économisé beaucoup d’argent sur la main-d’œuvre. Sans Beanworks, notre position AP serait de deux personnes », note Chow.
Approbations à distance
Pour Science World, il était facile d’obtenir les approbations des gestionnaires travaillant à distance grâce à la fonction de délégation de canal d’approbation de Beanworks. Chow a pu personnaliser les canaux d’approbation et réacheminer automatiquement les factures.
Parmi les approbateurs, les fournisseurs ou entre les employés, le passage à l’automatisation des points d’accès Beanworks a considérablement amélioré la productivité. « Le papier a été pour la plupart retiré de l’AP », résume Chow.
Science World n’est pas seul. La pandémie a amené de nombreuses entreprises à abandonner les méthodes de paiement traditionnelles. Près de 60% des 2 000 professionnels interrogés considèrent le passage aux paiements électroniques comme le changement le plus important dans l’espace B2B cette année.
Faites le changement et bénéficiez de paiements automatisés