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Radisson Blu Minneapolis Downtown : «Tout ce dont un contrôleur a besoin est là, sur le même écran»

septembre 7, 2021

Estimated Reading Time: 3 minutes

2021 s’annonce comme une année d’expansion rapide pour Radisson Hotel Group Americas, l’une des sociétés hôtelières les plus reconnues au monde. Rien qu’en Amérique du Nord, le groupe devrait ajouter 23 nouvelles propriétés à son portefeuille cette année. Mais cette expansion rapide s’accompagne de la nécessité de transformer les flux de travail qui pourraient poser des défis dans une économie d’après-crise – les comptes fournisseurs (AP) en font partie. Heureusement pour la société hôtelière mondiale, ces cinq hôtels ouvrent déjà la voie dans cette direction en supprimant les goulots d’étranglement qui pourraient ralentir leur rythme dans AP.

Les équipes AP de ces hôtels étaient toujours confrontées à un processus papier fastidieux pour l’approbation des factures. Avec une partie de leur équipe travaillant à distance, ils avaient un besoin urgent de trouver un moyen plus rapide de faire passer les factures dans le système, sans compter sur le papier et la saisie manuelle des données. L’équipe souhaitait également découvrir comment ce processus pourrait être rendu plus rentable et plus précis, à une époque incertaine pour l’industrie hôtelière et le monde en général.

« Les gestionnaires recevaient les factures papier, leur donnaient des codes, puis les signaient », a expliqué le directeur des finances, Dean Olevson. «Ils s’adressaient à l’employé de l’AP qui ajoutait ensuite manuellement les données dans le système. Ensuite, ils venaient me voir pour vérifier les codes et les approuver par lots.»

« Avant Beanworks, notre commis AP passait 30 à 40 % de son temps à saisir des données et à saisir des factures. L’ensemble du processus prenait du temps et Beanworks en a éliminé une grande partie. Nous économisons au moins 50 % de notre temps sur les comptes fournisseurs. Dean Olevson, directeur des finances, Radisson Blu Minneapolis Downtown

Il y a environ 10 personnes avec autorisation d’approbation à l’hôtel. Des retards pouvaient souvent être causés lorsque les personnes habilitées à signer les factures n’étaient pas là. Les employés devaient remettre physiquement leurs factures aux comptables pour que leurs fournisseurs soient payés. Cela devenait difficile voire impossible à une époque où les gens travaillaient à distance. Tout cela s’est ajouté à un processus long et frustrant qui était sujet aux erreurs. C’était jusqu’à ce qu’ils décident d’utiliser Beanworks pour leurs processus AP, automatisant bon nombre de ces tâches manuelles fastidieuses.

« Les approbateurs adorent ça », a déclaré Olevson. «Ils n’ont plus besoin de se rendre au bureau de la comptabilité, car ils reçoivent des notifications par e-mail. Le processus d’approbation est désormais simple et rapide.

Radisson Chicago utilise Beanworks
Radisson Blu Aqua Hotel Chicago (photo ci-dessus) ainsi que Radisson Blu Minneapolis Downtown, Radisson Blu Mall of America, Radisson Blu Anaheim et Radisson Hotel Salt Lake City Downtown, utilisent Beanworks pour simplifier leur processus AP

Temps = argent

Grâce à l’utilisation de Beanworks, l’hôtel a pu répondre à sa priorité numéro un: gagner du temps sur le processus d’approbation des factures . Non seulement l’équipe AP consacre moins de temps aux factures, mais les chefs de service y consacrent également moins de temps. Dans le même temps, cela a permis de réaliser des économies et d’augmenter la précision. Beanworks peut économiser jusqu’à 86 % du temps consacré au traitement des factures.

« Beanworks a complètement amélioré nos processus de comptes fournisseurs ici. L’impact que cela a eu sur la pandémie de COVID-19 où vous êtes si séparés – comme avant, nous étions en réunion assis l’un en face de l’autre – nous sommes maintenant en mesure de faciliter ces processus facilement depuis nos propres bureaux individuels. Alex Francis, directeur général, Radisson Blu Minneapolis Downtown

« Cela a permis aux chefs de service de consulter rapidement les factures, ce qui a vraiment aidé », a déclaré Olevson. « Il est très facile d’accéder et de télécharger des factures dans Beanworks depuis n’importe où. Cela a été critique pendant que les gens travaillent à distance. Nous n’avons pas connu les retards que nous aurions sans la plate-forme.»

L'hôtel Radisson d'Anaheim utilise l'automatisation Beanworks AP
Dean Olevson dit que Beanworks a été « essentiel » pour l’équipe comptable qui a travaillé à distance cette année

Consacrer moins de temps à la saisie manuelle des données et à la recherche des approbations signifie que l’équipe est libre de se concentrer sur des tâches plus utiles. Cela a également permis d’économiser de l’argent car le personnel est déployé ailleurs.

Mais c’est la visibilité accrue sur l’ensemble du processus AP qu’Olevson apprécie vraiment chez Beanworks.

« Tout est là », a-t-il dit. «Tout ce dont un contrôleur a besoin est visible sur le même écran. Le processus d’approbation est également excellent car il est très efficace.»

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