Customer Stories

Pourquoi l’Association for Institutional Research (AIR) a abandonné l’AP manuel pour le cloud

janvier 12, 2021

Estimated Reading Time: 3 minutes

Les dirigeants des collèges réalisent l’importance des données, mais ne disposent pas toujours des outils nécessaires pour générer des résultats. Pour eux, l’ Association pour la recherche institutionnelle (AIR) aide à construire une approche fondée sur des données et à améliorer la prise de décision dans l’enseignement supérieur. En interne, leur équipe financière maîtrise déjà l’art d’utiliser l’analytique dans les rapports financiers. « L’ensemble de notre processus de comptes fournisseurs (AP) est basé sur le cloud », explique le directeur des finances, Charles McCumber. Fonctionnant désormais à distance, la récupération et l’analyse des données AP s’effectuent en temps réel.

« Il était simple à configurer et à utiliser et permettait des approbations de paiement rapides et faciles » Charles McCumber, directeur des finances, AIR

Mais il y a quelques années à peine, le papier était partout. L’équipe des comptes fournisseurs d’AIR stockait les documents dans des boîtes physiques et les tâches AP sur papier se perdaient souvent dans les allers-retours entre l’employé et l’approbateur. «L’un des principaux défis consistait à obtenir des approbations en transmettant des lots de bons (documents justificatifs) aux personnes appropriées», explique McCumber. Le gestionnaire devrait signer physiquement chaque chèque et les retourner à l’équipe AP pour traitement. «La récupération manuelle des documents était un défi de taille», déclare McCumber.

Au cours d’une journée typique, un commis AP saisissait les factures et les transmettait au directeur pour examen. « Après approbation, les chèques seraient imprimés et remis au directeur financier pour signature. Ensuite, les chèques ont été scannés, mis dans des enveloppes et postés. Enfin, les pièces justificatives étaient classées par les vendeurs dans des classeurs », décrit McCumber. Le cycle devenait encore plus laborieux si l’approbateur avait besoin de détails.

AIR reconnaît la valeur des données, mais des informations utiles peuvent se perdre dans une mer d’informations si elles ne sont pas facilement accessibles. Leurs principaux obstacles résidaient dans les approbations de factures et les paiements. McCumber voulait automatiser les deux. « Nous avons choisi Beanworks parce qu’il s’intègre à Sage 50 , notre principal système comptable. Il était simple à configurer et à utiliser et permettait des approbations de paiement rapides et faciles », a souligné McCumber.

Quelle a été l’une des premières pratiques que McCumber a supprimées dès que l’AP est devenu automatisé? « J’aime le fait que nous n’ayons plus besoin d’imprimer physiquement ou d’envoyer des chèques », déclare McCumber.

Au lieu de cela, AIR utilise le système ACH de Beanworks pour effectuer des paiements et il a considérablement réduit les retards. Leur équipe ne consacre plus que 2 à 3% de sa journée à ce flux de travail. « Plus de 50% de nos fournisseurs utilisent ACH », ajoute McCumber.

« Si notre processus AP avec Beanworks n’avait pas été en place avant la pandémie, il serait extrêmement compliqué et presque impossible à gérer. » Charles McCumber, directeur des finances, AIR

Avec tout ce qui est centralisé, les employés n’ont pas à rechercher des traces écrites ou à analyser les fils de discussion pour obtenir des réponses. « Nous n’avons plus de classeurs remplis de dossiers avec des lots de bons imprimés. La recherche d’éléments archivés est maintenant beaucoup plus efficace. Nous passons beaucoup moins de temps à traiter les dettes mensuelles qu’auparavant », déclare McCumber.

Actuellement, 11 gestionnaires délèguent des approbations. Même s’ils travaillent tous à domicile, les comptes créditeurs continuent de fonctionner sans heurts. « Si notre processus AP avec Beanworks n’avait pas été en place avant la pandémie, il serait extrêmement compliqué et presque impossible à gérer », souligne McCumber.

AIR est déjà à l’avant-garde pour donner aux professionnels de l’enseignement supérieur les moyens de prendre de meilleures décisions en utilisant les données. Leur bras financier utilise la même vision pour pousser vers un flux de travail plus organisé. Les employés sont en mesure d’agir sur les données, de rationaliser les processus et de suivre le rythme de la croissance de l’entreprise. «Beanworks a aidé nos approbateurs en simplifiant le processus d’approbation», déclare McCumber.

Prêt à abandonner l’AP manuel?

Demander une démo


Inscrivez-vous aujourd’hui
DIRECTEMENT DANS VOTRE INBOX

Restez à jour sur les principales tendances comptables et financières

Inscrivez-vous à notre newsletter et recevez nos dernières ressources, actualités et informations.

En savoir plus sur Beanworks

Découvrez comment l’automatisation des comptes fournisseurs peut libérer votre équipe comptable de la saisie manuelle des données, des retards et des processus papier.

voir notre produit