AP Automation

Pourquoi 2022 est l’année pour terminer la saisie manuelle des données

janvier 5, 2022

Estimated Reading Time: 3 minutes

Relever les défis d’une crise est stressant en soi. Survivre en tant que comptable à l’aide d’outils traditionnels peut sembler difficile, mais ce n’est pas obligatoire.

Il y a encore quelques années, l’idée de faire de la comptabilité une expérience sans contact aurait semblé impossible – tout comme le travail à distance à l’échelle mondiale. Pourtant, nous sommes là, assistant à des réunions en pyjama et payant des vendeurs sans signer de chèques papier.

Maintenant que nous sommes passés au travail à distance, les comptables sont plus heureux de permettre l’automatisation de la saisie des données, ce qui accélère le rythme de la numérisation dans la finance. Avec moins de temps consacré à cette routine manuelle, les équipes financières peuvent réinvestir leur attention dans des tâches à plus forte valeur ajoutée, telles que les rapports ou les prévisions. Pour les aider à y parvenir, le leader de l’automatisation des comptes fournisseurs (AP) Beanworks a développé l’intelligence artificielle (IA) pour améliorer encore sa fonctionnalité de capture de données existante.

« Je gère les comptes créditeurs de notre entreprise depuis près de 30ans et, au cours de cette période, nos gestionnaires et contrôleurs de l’entreprise ont demandé des descriptions d’articles. Nous n’avons jamais pu le faire car nous n’avions pas le temps de les saisir. Cela doublerait ma charge de travail.

— Harry Ryan, technicien comptable, Murphy Hospitality Group

La saisie de données a été l’un des principaux problèmes pour les professionnels de la finance. La plupart des services comptables pré-pandémiques n’étaient pas configurés pour s’adapter à un environnement de travail à distance, ce qui a entraîné une confusion et des corrections aléatoires des processus AP qui ont entraîné de fréquentes erreurs. En fait, 88 % des professionnels de la finance affirment que la plupart des erreurs de paiement sont causées par la saisie manuelle des données.

La saisie et le codage manuels des données étaient l’un des trois principaux points douloureux pour les professionnels de la finance en 2021

Extraction de données alimentée par l’IA

La fonction SmartCapture de Beanworks profite aux entreprises en éliminant l’intervention manuelle sujette aux erreurs dans le processus AP. Les détails des éléments de ligne sont déjà renseignés automatiquement au moment où l’utilisateur voit la transaction de facturation dans le logiciel. Combinée à l’intelligence artificielle, cette fonctionnalité offre une précision de plus de 99% tout en réduisant de 83% le temps consacré à la saisie des données. La fonctionnalité capture les informations d’en-tête, le nom du fournisseur, les détails de l’article tels que la description, les coûts unitaires et les quantités. Il extrait également les détails de la facture tels que le montant, la date d’échéance, la date de la facture, etc.

« Avoir cette fonctionnalité est un rêve devenu réalité. Les propriétaires de l’entreprise sont beaucoup plus heureux maintenant qu’ils peuvent voir ce qui a été acheté dans les rapports GL. » – Harry Ryan, technicien comptable, Murphy Hospitality Group

Saisie de données: manuelle ou automatisée

Les professionnels de la comptabilité fournisseurs qui s’appuient sur la comptabilité manuelle sont confrontés à de nombreux défis, tels que la réception de factures dans divers formats tels que des copies papier, des e-mails, des documents Word, des fichiers PDF, etc. Cela rend la saisie des données fastidieuse, sujette aux erreurs et reléguée aux espaces physiques. Sans accès au cloud, les entreprises risquent également une mauvaise communication avec les fournisseurs et les employés. Le travail à distance a encore ajouté à cette complexité. C’est pourquoi 83 % des 600 professionnels de la finance en Amérique du Nord déclarent que l’automatisation des comptes fournisseurs est leur priorité absolue.

Alors que de plus en plus de bureaux passent au travail à distance et hybride, les équipes financières se tournent vers une technologie qui permet à leur équipe d’en faire plus en moins de temps. La capture automatisée des factures permet de réduire les coûts de back-office en minimisant la saisie manuelle des données. Cela réduit également le risque d’erreurs lors du traitement des factures, ce qui permet un traitement plus rapide des approbations et des paiements des fournisseurs. Avec des données centralisées sur une seule plateforme, vous pouvez effectuer des audits internes réguliers et simplement partager l’accès au logiciel avec l’auditeur lors de l’examen annuel.

«Avant Beanworks, notre commis AP passait 30 à 40% de son temps à saisir des données et à saisir des factures. L’ensemble du processus prenait du temps et Beanworks en a éliminé une grande partie. Nous économisons au moins 50 % de notre temps sur les comptes fournisseurs. – Dean Olevson, directeur des finances, Radisson Blu Minneapolis Downtown

Allez au-delà de la saisie automatisée des données

Avec l’automatisation Beanworks AP, les organisations obtiennent plus qu’une simple saisie de données sans stress. Son approche à 360 degrés vous donne les outils nécessaires pour traiter tous les workflows AP dans le cloud. Des bons de commande et des factures aux paiements numériques et à la gestion des dépenses, tout est contrôlé via une plateforme centrale.

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