« Nous sommes désormais une entreprise sans papier à 90% » – Comment Everest a automatisé son point d’accès

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Avec 16 franchises Mr. Lube en Colombie-Britannique, au Québec et en Ontario, les affaires sont bonnes pour Everest Services Centre .

Mais cela s’accompagne d’un volume élevé de factures – et leur équipe comptable se noyait sous la paperasse.

« Il y avait trois personnes qui faisaient l’AP », a expliqué la comptable principale Jesusa Agustin. « Nous ne faisions que de la saisie de données , mais nous étions encore en retard car nous faisions tout manuellement, et notre système financier (Sage 300) était encore nouveau pour nous. »

Le problème était le volume de factures, qui pouvait atteindre plus de 100 en une seule journée. Et quand il s’agit de résumer l’ancienne méthode de travail manuelle, Agustin ne tourne pas autour du pot.

« Nous étions tous manuels. C’était horrible », a-t-elle déclaré.

En plus de prendre du retard, l’entreprise a eu des problèmes avec les factures saisies plus d’une fois alors que l’équipe de trois personnes luttait pour faire face à l’énorme volume de factures. « Nous voyions des factures en double; nous ne sommes que des humains », a déclaré Agustin.

Pourquoi Beanworks

En 2018, cela a atteint son paroxysme. La décision d’ automatiser leur AP avec Beanworks pour les factures et les paiements était basée sur deux facteurs. Tout d’abord, Everest voulait quelque chose de convivial. Deuxièmement, il devait être compatible avec Sage 300 , le principal programme comptable d’Everest.

Everest Services Center est passé d’un processus manuel pour son point d’accès à un processus automatisé.

Avec seulement quelques semaines pour mettre en œuvre, y compris la formation du personnel sur la façon de l’utiliser, Beanworks était le choix évident.

« Le plus grand changement de jeu a été le gain de temps et la précision des rapports. » – Jesusa Agustin, comptable senior, Everest

Comment Beanworks a transformé l’AP d’Everest

L’un des avantages les plus notables qu’Everest a immédiatement connus était une meilleure précision.

« Avec Beanworks, le système n’acceptera pas de nouvelle facture si le numéro de facture est répété », a déclaré Agustin. « Il y a toujours un avertissement et il ne nous permet pas de synchroniser si la facture a été dupliquée. C’est une aide précieuse. » Une plus grande visibilité a également amélioré la précision, car il est facile pour l’équipe de voir les codes attribués à chaque facture.

Une autre chose qui a fait une énorme différence est que les opérations sont presque entièrement sans papier, ce qui réduit radicalement la quantité de classement que l’équipe doit faire.

« En ce moment, nous sommes à environ 90% sans papier dans toute l’entreprise », a déclaré Agustin.

Cela signifie que toute personne ayant accès, depuis n’importe quel endroit, peut générer une facture ou un rapport, car toutes les informations sont dans le cloud.

« Le plus grand changement a été le gain de temps et la précision des rapports, en comparant le manuel à l’automatisation », a-t-elle ajouté. « Nous avons vu une grande différence. »

Vous souvenez-vous de ces trois personnes chargées de la saisie de données dans l’équipe AP? Ils ont maintenant gagné tellement de temps que l’un d’eux a été déployé en permanence ailleurs. Grâce aux paiements automatisés, le temps passé à couper les chèques est passé d’un jour par semaine à un jour toutes les deux semaines. Le temps passé à coder les factures a également diminué depuis qu’il est préparé par Beanworks. Le passage des fournisseurs aux factures électroniques signifie également que l’équipe AP d’Everest passe beaucoup moins de temps à les scanner.

Un autre avantage se présente pendant la période d’audit, qui peut désormais être effectuée à distance. Everest crée simplement un ID utilisateur pour les audits, et l’équipe d’audit saisit et génère elle-même des rapports à partir de là.

Avoir une meilleure visibilité a aussi des avantages stratégiques. Agustin, qui supervise le processus AP mais n’y travaille pas directement, peut utiliser Beanworks pour générer des rapports et comparer les données, ce qui permet d’obtenir de meilleures informations et analyses.

Et il y a aussi eu des avantages pendant l’incertitude de la pandémie. Travailler à distance a été facile pour Everest, tandis que d’autres entreprises ont eu du mal à s’adapter.

« Grâce à Beanworks, rien n’a changé. Travailler à domicile ou travailler au bureau, je pense que nous sommes bons. »