Budget principal avec automatisation AP: ce constructeur de maison vous montre comment

mardi 18 janv. 2022
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Temps de lecture estimé: 3 minutes

Homes by Sorensen construit des résidences à haute performance depuis plus d’une décennie. Au cours de cette période, les propriétaires Heather et Axel Sorensen ont aidé les clients à profiter des avantages de l’énergie solaire et d’autres pratiques de construction économes en énergie.

Alors que l’entreprise a connu un grand succès en trouvant des acheteurs qui partagent leur passion pour les maisons Net Zero, la copropriétaire Heather Sorensen s’est rendu compte que le recours aux processus manuels des comptes fournisseurs créait plusieurs obstacles inutiles.

« Nous avions un processus de budgétisation très manuel et j’avais besoin de quelque chose d’automatique. » Heather Sorensen, copropriétaire, Homes by Sorensen

Sorensen a identifié trois domaines clés qu’elle voulait aborder. Tout d’abord, elle voulait un programme qui l’aiderait à créer un processus de budgétisation. La solution nécessitait la possibilité de créer un bon de commande, d’ajouter des factures au fur et à mesure de leur entrée et d’obtenir des rapports mensuels projet par projet.

« Vous seriez choqué par le peu de systèmes qui ont cela », a déclaré Sorensen. « Beaucoup d’entre eux l’ont sur une base financière... mais pas projet par projet. Parfois, vous commencez un projet un mois après le début de l’exercice financier qui se poursuit jusqu’à l’exercice suivant.

Le passage à l’automatisation des points d’accès a fourni les contrôles budgétaires dont Sorensen avait besoin. Grâce à Beanworks, l’entreprise a acquis la capacité de suivre les dépenses engagées. Ils étaient également en mesure de gérer les dépenses par département, projet ou fournisseur.

« Avec l’automatisation des points d’accès, avant même d’avoir approuvé, je peux voir si j’ai encore et moins avant même de payer le trade. Donc, cela nous rend vraiment proactifs plutôt que réactifs en matière de budgétisation. »

En outre, Sorensen a déclaré qu’elle souhaitait passer à la facturation sans papier. Avec l’outil de recherche et de filtrage global Beanworks, l’entreprise peut rapidement trouver n’importe quel document en entrant le nom du fournisseur, le numéro de facture, le coût ou tout autre détail, tous les enregistrements pouvant être conservés jusqu’à sept ans.

Bruyère« J’ai adoré pouvoir stocker mes factures en ligne et y avoir facilement accès pendant des années et des années », a-t-elle déclaré.

En plus du temps gagné en évitant les processus manuels, Sorensen a constaté que l’entreprise pouvait désormais détecter rapidement les erreurs dans le processus et exécuter des rapports détaillés fournissant un aperçu en temps réel de ses finances. Le passage à un processus automatisé a permis d’éliminer la possibilité d’erreurs de saisie de données tout en assurant la surveillance si d’autres erreurs se produisent. Par exemple, le logiciel détecte automatiquement les doublons et permet de les corriger dans le système.

« Nous avons pu ouvrir les yeux sur beaucoup plus de rapports et d’informations inexactes », a déclaré Sorensen.

Enfin, elle a cherché un programme qui simplifierait le processus d’approbation. Sorensen avait besoin d’une solution qui permette d’accéder au chef de projet de l’entreprise afin qu’il puisse approuver les paiements nécessitant des informations sur place.

« Je ne suis pas toujours sur place, alors je ne sais pas des choses comme : « Est-ce que ce toit a été terminé ? » Sorensen a dit. « Je peux regarder la facture et me dire : « C’est le prix convenu, qui correspond à notre budget, mais est-ce que cela a vraiment été fait ? » Ou y a-t-il quelque chose d’exceptionnel que nous ne voulons pas payer jusqu’à ce qu’ils soient terminés? »

Beanworks a permis à Sorensen de créer des canaux d’approbation basés sur les exigences de l’entreprise. Grâce à la plate-forme, elle a pu créer un routage personnalisé pour les factures qui permettait au chef de projet d’accéder aux éléments nécessitant un examen plus approfondi.

Le logiciel basé sur le cloud a également permis la croissance de l’équipe financière de l’entreprise. Sorensen déclare que son objectif était depuis longtemps de s’éloigner de la comptabilité et d’occuper un poste de direction. À cette fin, ils ont ajouté un contrôleur virtuel à l’équipe. Aujourd’hui, avec l’aide de Beanworks, ils ont rempli le poste avec un employé travaillant à domicile. Leur comptable a également commencé à travailler à distance, tout en conservant un accès complet aux documents et données financiers nécessaires via le cloud.

« L’automatisation sera à jamais un outil fabuleux pour gagner du temps et augmenter l’efficacité », a déclaré Sorensen. « Cela permet à notre équipe de servir un plus large éventail de personnes, et ils ont la flexibilité de travailler de n’importe où. »

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