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« Gestion des paiements en un clic » – DreamPak booste le traitement des paiements avec l’automatisation

décembre 6, 2021

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L’une des principales priorités de Waleed Gamay, vice-président des opérations chez DreamPak LLC , était de s’attaquer aux retards importants de son équipe financière dans les paiements des fournisseurs. « Je travaillais sur la côte Est et ils m’envoyaient des chèques depuis notre installation dans le Midwest », dit-il.

Jusqu’en 2019, DreamPak gérait les comptes fournisseurs (AP) exclusivement sur papier, et c’était devenu un cauchemar administratif pour le fabricant de boissons. Il en est résulté que plusieurs paiements ont été reçus par les fournisseurs après les dates d’échéance, ou souvent non reçus du tout, ce qui a été encore compliqué par l’absence totale de traçabilité via les canaux de messagerie américains habituels.

« Maintenant, nous payons les fournisseurs en jours plutôt qu’en semaines » – Waleed Gamay, vice-président des opérations, DreamPak LLC

Quelques semaines après la mise en œuvre de l’automatisation Beanworks AP , DreamPak a commencé à recevoir des factures par voie électronique et à payer les fournisseurs via ACH (chambre de compensation automatisée). Ils ont déplacé les approbations dans le cloud, hiérarchisé les paiements en fonction de la date d’échéance et fait évoluer leurs opérations AP en éliminant les silos d’informations.

«Maintenant, nous payons les fournisseurs en jours plutôt qu’en semaines», déclare Gamay. Contrairement à ce qui se passait auparavant, lorsqu’il recevait une pile de chèques à signer et à envoyer chaque semaine, il se connecte désormais simplement à Beanworks et approuve les paiements en fonction de la priorité. « C’est plus organisé maintenant. Nous avons tous les documents alignés avant qu’ils ne soient dus, ce avec quoi nous avions du mal auparavant », déclare Gamay. « Que ce soit localement sur site ou n’importe où dans le monde, je peux approuver des commandes, des factures et des paiements en un clic, que ce soit sur mon ordinateur ou sur mon appareil mobile. »

« Nous n’avons rien raté pendant le COVID-19 »

Avant, l’équipe stockait tous les documents dans des dossiers et des armoires. Mais lors de la transition vers un modèle de comptabilité basé sur le cloud, Gamay a organisé des canaux d’approbation au sein de Beanworks qui garantissaient la sécurité et la rapidité, ce avec quoi la plupart des équipes financières se débattaient pendant le travail à distance. « Nous n’avons rien raté pendant la COVID-19 », note-t-il.

laboratoire

« L’argent n’est pas retiré de la banque tant que j’ai approuvé l’ACH. Cela inclut également les virements bancaires – tout est au même endroit. Je n’ai pas besoin d’aller sur le portail de la banque et de soumettre des paiements », dit-il.

Pour renforcer davantage la sécurité AP, Gamay a ajouté la responsabilité sur les budgets départementaux avec les bons de commande (PO) de Beanworks. DreamPak exige que les gestionnaires examinent leurs bons de commande avant de les soumettre. « La partie automatisation est essentielle », pour Gamay, car auparavant, il n’existait aucun système permettant de suivre un bon de commande pour une facture. « Je pense que si nous n’avions pas eu un logiciel pour suivre les bons de commande, nous aurions de multiples obstacles, alors que maintenant tout le monde est impliqué dans les freins et contrepoids », dit-il.

« L’argent n’est pas retiré de la banque tant que j’ai approuvé l’ACH. Cela inclut également les virements bancaires – tout est au même endroit. Je n’ai pas besoin d’aller sur le portail bancaire et de soumettre des paiements. »

Un moyen plus simple de gérer les dépenses

L’état d’esprit de transformation numérique de DreamPak ne se limite pas seulement aux paiements des fournisseurs . L’organisation a adopté Beanworks pour améliorer la soumission et le remboursement des dépenses, offrant aux employés une expérience de gestion des dépenses plus dynamique.

« L’enregistrement mensuel des relevés de carte de crédit des employés était devenu une activité de fin de mois extrêmement lourde via Microsoft Excel, et je savais qu’il devait y avoir un meilleur moyen pour que les employés soumettent leurs dépenses et leurs reçus par voie électronique plutôt que par le biais de pièces jointes PDF ou sur papier. »

L’automatisation de ce dernier élément d’AP a permis des opérations plus fluides pour tous les processus AP de DreamPak. Les employés peuvent prendre une photo de leurs reçus et les soumettre en ligne via l’application Beanworks. L’approbateur reçoit une notification et une fois signée, l’équipe AP rembourse l’employé par voie électronique. Toutes les données sont stockées dans le système afin qu’elles puissent toujours revenir aux rapports d’audit. « Toutes les dépenses sont au même endroit. Il est complet et nous avons accès à toutes les données historiques », déclare Gamay.

Au fil du temps, l’entreprise vise à accroître le partage d’informations entre toutes les parties, internes et externes.

« Nous avons réalisé les avantages d’avoir tout en un seul endroit, et l’automatisation des paiements, des factures, des bons de commande et des dépenses me paraissait beaucoup plus logique. Avec Beanworks, toutes les informations dont j’ai besoin sont là. J’ai 100% de transparence », conclut Gamay.

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