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ICBA sur l’automatisation des points d’accès: « Les choses ne glissent plus entre les mailles du filet »

septembre 9, 2021

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L’ ICBA (Independent Contractors and Businesses Association) est l’un des principaux tiers fournisseurs de prestations de santé et de retraite collectives de la Colombie-Britannique pour l’industrie de la construction. Elle représente plus de 3 000 membres et clients et est le plus important parrain d’apprentis de métiers dans la province.

À l’approche de son 50e anniversaire, l’ICBA trace une voie novatrice en créant un espace de travail plus numérisé dans son service des comptes fournisseurs (AP).

« Nous n’avions pas de système pour vérifier si quelqu’un signait les factures ni pour vérifier les signatures. On a juste supposé que c’était le leur. David Gaskin, directeur financier, ICBA

« Auparavant, les factures s’accumulaient sur mon bureau et quelqu’un d’autre était intervenu pour m’aider », explique David Gaskin, directeur financier de l’ICBA. L’équipe AP a traité plus de 200 factures sur papier chaque mois et a chassé 12 approbateurs pour les signer. Un manque de structure et de transparence a rendu le processus de cycle de paiement lent et compliqué.

« Nous n’avions pas de système pour vérifier si quelqu’un signait les factures ni pour vérifier les signatures. On a juste supposé que c’était le leur », dit Gaskin.

chasser un approbateur pour signer
Étant entièrement basée sur le papier, l’ICBA connaissait des comptes créditeurs lents et inefficaces

Présentation du « cabinet électronique »

En 2020, l’ICBA s’est tournée vers Beanworks pour permettre un flux plus transparent d’ informations AP dans tous les départements. «COVID-19 a été le briseur de dos. Nous recherchions également une plate-forme avant cela, mais la pandémie a accéléré notre besoin d’installer quelque chose », souligne-t-il.

La prise de décision derrière l’exécution de l’automatisation des points d’accès s’est déroulée en quelques jours seulement. Avec Beanworks, ils ont pu aligner leur traitement de facture et mettre en œuvre un système de canal d’approbation détaillé. C’était le changeur de jeu.

ICBA
La transparence retrouvée avec l’automatisation a augmenté les contrôles de prévention des risques à l’ICBA

Il a remplacé les armoires physiques et les boîtes de stockage par une plate-forme cloud centrale, ce qui a permis à divers flux de travail AP de se combiner de manière transparente. Gaskin l’appelle le « cabinet électronique ».

« Avant d’installer Beanworks, je devais me rendre physiquement à notre équipe comptable pour demander un certain enregistrement ou document. Maintenant, j’ouvre simplement mon bureau et je peux également accéder à ces documents depuis chez moi », explique-t-il.

L’application de contrôles financiers tels que les dépenses budgétaires des départements peut être difficile lorsque les organisations dépendent du papier. « La seule façon de forcer de tels contrôles serait de continuer à rappeler aux gens. Beanworks le fait pour nous.

Faire tomber les silos

ICBA a pu supprimer les silos de données au sein de la marque, ce qui a été essentiel pour gagner en transparence dans AP. En tant que directeur financier, Gaskin doit signer les paiements avant qu’ils ne soient libérés. Grâce à l’AP automatisé, il peut rapidement vérifier une facture pour afficher des détails tels que qui l’a approuvée, quand et le montant.

L’application de contrôles financiers tels que les dépenses budgétaires des départements peut être difficile lorsque les organisations dépendent du papier. Mais avec le logiciel d’automatisation AP, les chefs des finances peuvent facilement définir de telles règles. « La seule façon de forcer de tels contrôles serait de continuer à rappeler aux gens. Beanworks le fait pour nous », déclare Gaskin. Il attribue à la matrice d’approbation détaillée une caractéristique essentielle, qui aide à mettre en œuvre «des règles qui étaient faciles à enfreindre auparavant».

David Gaskin, directeur financier, ICBA

Les données sont mises à jour en temps réel, ce qui rend ces détails facilement accessibles pour l’équipe financière. « Les choses ne glissent plus entre les mailles du filet », décrit Gaskin. « Tout ce que j’ai besoin d’examiner et d’approuver est là dans le système. »

Pour l’ICBA, défendre les intérêts des travailleurs de l’industrie de la construction ne consiste pas seulement à fournir des formations et à développer des ressources ; il implique des professionnels travaillant ensemble pour concevoir un avenir solide. Cela implique beaucoup de complexité dans un monde post-pandémique, et c’est là qu’interviennent des outils comme l’automatisation, donnant à l’ICBA une place centrale pour rivaliser avec les autres et répondre aux nouvelles demandes du secteur.

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