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Comment une entreprise de construction a libéré 75 % du temps de son comptable

avril 27, 2021

Cook BConner Ebeling Construction

Estimated Reading Time: 3 minutes

Lorsque l’unique comptable de Cook Bonner Ebeling Construction a décidé de quitter l’entreprise après ses 26 années de service, l’équipe de direction a décidé d’adopter une nouvelle approche du problème des comptes fournisseurs manuels (AP). « Nous avions juste l’impression qu’il devait y avoir une meilleure façon que la façon dont nous avons toujours fait les comptes fournisseurs », déclare Tray McCune, directeur chez Cook Bonner Ebeling Construction.

En tant que l’un des secteurs les moins numérisés, la construction est mûre pour la rupture technologique.

« L’industrie de la construction a principalement adopté tardivement l’automatisation », déclare McCune.

Et en automatisant leur AP, cette entreprise de construction de 46 ans spécialisée dans les maisons personnalisées en Caroline du Sud, aux États-Unis, nous montre qu’il est possible d’apprendre de nouvelles astuces à un vieux bulldozer.

Cuisinier Bonner Ebeling Construction
Plus de 90% de l’équipe de Cook Bonner Ebeling travaille sur différents sites, ce qui complique le traitement des factures à temps

Située à Charleston, qui abrite plus de 2 500 bâtiments historiques dans le seul centre-ville, l’entreprise de construction s’est bâtie un héritage avec plus de 500 projets achevés depuis 1976. Leur expansion a créé des opportunités de se connecter avec de nouveaux fournisseurs et entreprises. Mais pour répondre à leurs attentes, Cook Bonner Ebeling savait qu’ils devaient faire évoluer leur structure de paiement. Faire en sorte que les factures soient traitées à temps devenait de plus en plus difficile et l’équipe s’est rendu compte qu’elle manquait de contrôle et de suivi de la progression de ses comptes fournisseurs.

« Je suis dans l’industrie de la construction depuis 25 ans. Et nous nous sommes juste dit qu’il devait y avoir une meilleure solution pour nos comptes fournisseurs. Tray McCune, directeur, Cook Bonner Ebeling Construction

Auparavant, une facture arrivait au bureau par courrier/email. Ensuite, il a été tamponné avant d’être transmis au premier approbateur. « Il serait codé pour un élément de ligne spécifique et pour un travail spécifique, puis le deuxième approbateur l’a examiné et l’a signé », décrit McCune. Enfin, la facture est parvenue au comptable qui a saisi manuellement les données dans son système financier. Après avoir fait un chèque, la facture est allée dans un classeur pour le stockage.

Cuisinier Bonner Ebeling

Avec l’ automatisation Beanworks AP , Cook Bonner Ebeling a éliminé 90 % de ce travail manuel. « Notre processus AP est toujours le même, c’est juste électronique où les factures arrivent, et elles sont codées électroniquement avec un ou deux niveaux d’approbation électronique », souligne McCune.

Contrairement à avant, lorsqu’un fournisseur envoyait accidentellement la même facture deux fois et que cela passait inaperçu, il dispose désormais d’un système qui signale ces activités en temps réel. « Beanworks a détecté quelques problèmes et nous avons dû effectuer un audit plus tard pour le savoir, donc cela a certainement été utile », ajoute-t-il.

« Pouvoir éliminer 75% de ce que notre comptable a fait, tout en libérant le temps de notre chef de bureau, fait une énorme différence dans les autres choses sur lesquelles ils peuvent travailler. »

Le plus grand avantage pour l’équipe de direction a été la facilité d’utilisation et l’accès à AP, quel que soit l’endroit d’où ils travaillent. Une majorité de leur personnel travaille à partir de différents sites près de 90% de leur temps. McCune dit que les gestionnaires se rendaient principalement au bureau pour coder les factures. Maintenant, ils peuvent simplement le faire sur leur iPad.

«Notre ancienne comptable passait 75% de son temps à saisir manuellement des factures, à effectuer des paiements, à vérifier d’anciennes factures, etc. Être capable d’éliminer 75 % de ce que notre comptable a fait, tout en libérant du temps de notre chef de bureau fait une énorme différence dans les autres choses sur lesquelles ils peuvent travailler », explique McCune.

« La mise en œuvre de Beanworks a simplifié notre processus d’approbation des factures, ce qui nous permet d’allouer plus de temps aux détails sur le chantier, plutôt que de rester au bureau pour coder les factures. » David Ebeling, directeur, Cook Bonner Ebeling Construction

Trop de processus clés impliqués dans la gestion de projets de construction sont exécutés sur des feuilles de calcul et sur papier. Le manque de technologie contribue aux retards, aux budgets manqués et à l’augmentation des risques. Une mauvaise communication et des données de projet médiocres représentent 48 % de toutes les retouches sur les chantiers de construction américains, coûtant à l’industrie plus de 31 milliards de dollars par an, selon une étude du FMI .

« Je suis dans l’industrie de la construction depuis 25 ans. Et nous nous sommes simplement dit qu’il devait y avoir une meilleure solution pour nos comptes fournisseurs », note McCune. « Beanworks avait tout simplement beaucoup de sens. Je pense que c’est une très, très bonne plateforme. »

David Ebeling

« La mise en œuvre de Beanworks a simplifié notre processus d’approbation des factures, ce qui nous permet d’allouer plus de temps aux détails sur le chantier, plutôt que de rester au bureau pour coder les factures. » – David Ebeling, directeur, Cook Bonner Ebeling Construction

 

 

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