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Comment le « meilleur petit aéroport » d’Amérique a décollé grâce à l’automatisation des créances fournisseur Beanworks

mai 12, 2021

Estimated Reading Time: 3 minutes

Surnommée « Rocket City » car elle est le berceau du Marshall Space Flight Center de la NASA, Hunstville, dans l’Alabama, est un véritable centre d’innovation. La ville est également fière du Huntsville International Airport (HSV), récemment choisi comme l’un des quatre sites aux États-Unis servant de lieu de recherche sur les drones.

Alors que Huntsville continuait à attirer une main-d’œuvre hautement qualifiée, il est devenu évident pour HSV qu’il devait aider son équipe chargée de la gestion des créances à passer à un système moderne et digitalisé.

« Nous avons un programme de remontée des suggestions des employés, et l’un des membres de notre équipe a suggéré de rechercher un meilleur moyen de gérer les créances fournisseur » déclare Donna Saunders, contrôleuse de gestion de HSV. La direction était déjà désireuse de se passer du papier et n’a pas été longue à convaincre.

« 50 % du temps de notre comptable était dévolu au classement des factures, à leur récupération et à leur préparation pour les audits. » Donna Saunders, contrôleuse financière, Huntsville International Airport

 

Aéroport international de Huntsville
L’an dernier, le Huntsville International Airport a été classé comme étant le « meilleur petit aéroport » d’Amérique du Nord

L’un des problèmes avec le système existant était la gestion d’un volume croissant de factures. Une équipe de trois employés devait traiter plus de 600 factures par mois, le tout sur papier. « 50 % du temps de nos comptables était dévolu au classement des factures, à leur récupération et à leur préparation pour les audits, » explique Donna Saunders.

Les documents relatifs aux factures fournisseur arrivaient au bureau par courrier et e-mail. Environ 30 approbateurs différents devaient signer les factures, et le processus d’approbation était un véritable défi. « Nous ne savions pas où se trouvaient les factures, depuis combien de temps elles attendaient sur un bureau, et à quel stade du processus d’approbation elles se trouvaient, » ajoute Donna Saunders.

La solution était simple : HSV devait automatiser rapidement son système de gestion des créances. Après avoir évalué sept solutions différentes de gestion des créances, HSV a opté pour Beanworks afin de digitaliser ses factures et le traitement des bons de commande. L’équipe de HSV a constaté que Beanworks s’adaptait facilement à ses besoins en matière de gestion des créances, sans provoquer de brèche dans son budget.

« Beanworks a rendu le processus d’approbation tellement plus facile. Nous n’avons plus à nous soucier des approbations ou à rechercher les CGV de l’entreprise. Nous avons déjà entré toutes ces règles dans le logiciel. »

« Le plus gros avantage est que nous n’avons plus besoin de rechercher dans nos classeurs. Nous avons juste à ouvrir la facture ou le bon de commande dans Beanworks et en vérifier les détails. Tout y est bien indiqué » dit Donna Saunders.

Aéroport international de Huntsville
Grâce à l’accès sur le Cloud, les responsables de HSV peuvent vérifier et approuver les factures partout où ils se trouvent 

Afin de satisfaire aux politiques rigoureuses requises pour protéger ses flux de trésorerie, HSV utilise les workflows d’approbation en ligne de Beanworks. Ils ont été personnalisés pour répondre à ses besoins. Par exemple, toutes les factures supérieures à 5 000 $ sont envoyées au directeur afin qu’il les examine. « Beanworks a rendu le processus d’approbation tellement plus facile. Nous n’avons plus à nous soucier des approbations ou à rechercher les CGV de l’entreprise. Nous avons déjà entré toutes ces règles dans le logiciel, » dit Donna Saunders.

« Je parle de cette grande armoire avec quatre tiroirs sur le côté, » dit-elle en le pointant du doigt. Avant l’automatisation, HSV conservait les documents de deux exercices fiscaux dans ses bureaux. Cela occupait un espace significatif et générait des frais.

« Il y a beaucoup moins d’heures supplémentaires au niveau de la comptabilité et nous en sommes vraiment contents. »

Beanworks a permis de changer ça. Le cloud permet de stocker l’équivalent de sept ans de données, offrant à l’équipe un accès complet aux documents relatifs aux créances sans occuper d’espace physique.

Les trois membres du personnel qui avant passaient 40 % de leur temps à saisir les factures, peuvent maintenant passer du temps sur du travail stratégique. « Ils ont récupéré de nouvelles fonctions telles que le développement commercial car ils avaient plus de temps. Il y a beaucoup moins d’heures supplémentaires au niveau de la comptabilité et nous en sommes vraiment contents, » dit Donna Saunders.

Nous pouvons dire que l’automatisation des créances a propulsé HSV vers le futur, mais ce n’est pas fini. « Nous nous tournons à présent vers la fonction de saisie des données de l’IA de Beanworks, » dit Saunders, faisant référence à un nouvel outil appelé SmartCapture, qui permet aux équipes en charge des créances de gagner du temps et de réduire les erreurs de saisie des données en utilisant l’IA pour saisir les détails de la facture. Finalement, HSV prévoit de mettre en place ces technologies afin d’aider son équipe financière à établir de meilleures stratégies commerciales.

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