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« Les factures papier se perdaient » – Comment l’orchestre symphonique de Cincinnati a modernisé les comptes fournisseurs

juin 25, 2021

Estimated Reading Time: 2 minutes

Le Cincinnati Symphony Orchestra (CSO) est une organisation à but non lucratif acclamée qui attire des musiciens, des artistes et des chefs d’orchestre du monde entier.

L’an dernier, le CSO a célébré son 125 e anniversaire en offrant des productions musicales de classe mondiale à des auditoires nationaux et internationaux. Pourtant, à mesure que l’organisation continuait de se développer, le besoin de se moderniser devenait critique.

Le CSO a une filiale, Music and Event Management, Inc., qui exploite plusieurs sites dans l’Ohio qui dépendaient de la facturation sur papier. Au fil du temps, les niveaux d’approbation ont commencé à s’effondrer car l’entreprise avait plus de sites et de personnes à gérer, et des informations financières importantes passaient entre les mailles du filet.

Avant de passer à Beanworks, un coureur roulait entre ses différents sites avec un dossier rempli de factures, laissant une trace papier inefficace, chronophage et coûteuse.

Orchestre symphonique de Cincinnati
L’Orchestre symphonique de Cincinnati a atteint toutes les bonnes notes en passant au numérique

« Nous venions de construire une salle à environ une heure au nord de Cincinnati à Huber Heights et le besoin immédiat était de mettre les choses au format électronique car les factures papier se perdaient », a déclaré Monica Putnick, directrice des finances du Cincinnati Symphony Orchestra/MEMI.

« Notre équipe est répartie sur de nombreux sites différents et l’acheminement des factures est très compliqué », dit-elle.

MEMI a deux principaux approbateurs de factures , mais le processus est devenu compliqué, car ils devaient compter sur le « coureur » pour accéder aux factures en attente. « J’avais beaucoup de mal à créer des canaux d’approbation car il n’y avait pas de véritable structure d’approbation en place », partage Putnick.

« Nous avons eu un préavis très court avant de passer au virtuel en mars dernier et Dieu merci, nous avions déjà Beanworks en place. Cela a permis à l’équipe financière de travailler à distance de manière transparente et nous sommes toujours à distance maintenant. » Monica Putnick, directrice des finances, Orchestre symphonique de Cincinnati/MEMI

C’est alors que le CSO/MEMI a sélectionné Beanworks pour résoudre ses problèmes de montage.

« La responsabilité que Beanworks nous a donnée est inégalée et il n’y a plus besoin de jouer au «jeu du blâme» pour les factures en retard/perdues. Tout le monde est responsable, car l’information est à la fois accessible et transparente », a déclaré Putnick.

« Beanworks a vraiment aidé à ne pas perdre de factures, à faire payer les choses à temps et à s’assurer que les bonnes personnes voient ce qui doit être vu. »

En ayant une solution automatisée AP , chaque facture a une piste d’audit électronique , ce qui rend tout le monde responsable. De plus, la transparence fournie par la fonctionnalité et la plate-forme de tableau de bord Beanworks a permis une confiance totale dans l’approbation des finances en temps réel sans erreur.

Comme de nombreuses organisations, le CSO sur papier a été soumis à une refonte majeure lorsque la pandémie de COVID-19 a frappé l’année dernière – et a été instantanément contraint de s’adapter à la nouvelle normalité.

« Nous avons prouvé que notre équipe financière peut relever les défis modernes à l’aide de la technologie. »

«Nous avons eu un préavis très court avant de passer au virtuel en mars dernier et Dieu merci, nous avions déjà Beanworks en place. Cela a permis à l’équipe financière de travailler à distance et nous sommes toujours à distance maintenant », a déclaré Putnick.

L’automatisation a également été en mesure d’aider Putnick et son équipe à signaler et à supprimer les factures en double, ainsi qu’à identifier les fraudes et les escroqueries , dont elle a constaté qu’elles augmentaient considérablement pendant la pandémie.

Quant à l’avenir et au retour au bureau, Putnick est convaincu que les choses ont changé pour le mieux, grâce au travail acharné de l’équipe et à l’aide de Beanworks.

« Nous avons prouvé que notre équipe financière peut relever les défis modernes à l’aide de la technologie », conclut Putnick.

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