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« Nous nous préparions à la pandémie mais nous ne le savions pas » ou comment AIR a anticipé le travail à distance

septembre 20, 2021

Estimated Reading Time: 5 minutes

En mars 2020, l’Association for Institutional Research (AIR) a dû s’adapter à la réalité de la pandémie. Et pourtant, cela n’a pas été aussi compliqué que cela aurait pu. AIR, l’organisation professionnelle des chercheurs institutionnels au sein des universités et campus, avait déjà amorcé le processus de digitalisation bien avant la survenue de la pandémie de COVID-19.

« Dès le début de l’année 2019, nous avons commencé à déplacer toutes nos données en ligne afin de pouvoir y accéder à distance » déclare Charlie McCumber, directeur financier d’AIR. « Lorsque la pandémie a frappé en mars 2020, ça n’a pas été un gros problème pour nous de passer complètement en télétravail. »

« Nous nous préparions à la pandémie sans même le savoir. »
Charlie McCumber, directeur financier d’AIR

Pour l’équipe financière, la flexibilité était cruciale. Elle se compose de Charlie McCumber, le directeur financier, et d’un autre comptable, par qui toutes les fonctions, y compris les créances, les comptes débiteurs et les audits, doivent transiter. « 99 % de ce que nous faisons aujourd’hui est en ligne, et nous nous dirigions sur cela bien avant la pandémie, » dit Charlie McCumber. L’organisation est passée à Beanworks pour automatiser ses tâches de gestion des créances fournisseur il y a plus de deux ans. Néanmoins, il y avait encore des tâches effectuées sur papier qui devaient être gérées même une fois le bureau fermé.

« Certaines personnes continuaient à nous envoyer des chèques à notre bureau si elles n’utilisaient pas notre adresse de coffre » dit Charlie McCumber. Un autre défi consistait à trouver un moyen sûr pour les entrepreneurs afin de transmettre des détails par e-mail concernant des données financières sensibles, nécessaires à des fins fiscales.

Le plus gros défi de l’organisation était d’organiser une grande conférence annuelle virtuelle et non en présentiel. AIR devait également décider de l’avenir d’un bâtiment que l’organisation possédait à Tallahassee. Initialement, le plan était de déménager tout le monde d’un immeuble de bureaux loué dans ce bâtiment. Mais maintenant que le travail à distance semble devoir durer, il sera vendu. Le syndrome de « zoom fatigue », un problème fréquent chez les employés de bureau au cours de l’année écoulée, était un autre souci.

Charlie McCumber« Je pense que nous avons encore beaucoup à apprendre et à faire sur les réunions virtuelles, » dit Charlie McCumber. Les problèmes de connexion et le mode d’utilisation de la vidéo doivent être résolus. Nous n’avons pas encore trouvé d’alternative parfaite au fait de pouvoir s’arrêter dans le bureau d’un collègue.

La solution de l’automatisation 

Les choses peuvent être plus faciles maintenant, mais ça n’a pas toujours été le cas avant l’automatisation des opérations financières d’AIR.

« L’un des problèmes que nous rencontrions souvent, c’est que les responsables des approbations n’étaient pas présents tous les jours » explique Charlie McCumber. « Certains travaillaient à distance en permanence. Le fait de devoir leur envoyer des copies par e-mail et de leur demander de les approuver, et parfois devoir imprimer les e-mails, était très lourd. »

« Passer à l’automatisation des créances Sage avec Beanworks a rendu les choses largement plus faciles. Les gens peuvent envoyer des documents dans le système, les rejeter et les renvoyer si nécessaire. Cela est tout à fait gérable par notre petite équipe comptable. » « Les gens semblent moins découragés par une liste d’éléments dans leur fille d’attente d’approbation que par un tas de documents empilés sur leur bureau, » ajoute-t-il.

L’ensemble du processus, de la réception d’une facture à son paiement, prenait généralement une semaine avant Beanworks. « Nous apprécions la possibilité de traiter les choses le jour même si nous le souhaitons. » Les fournisseurs envoient leurs factures à une adresse e-mail spécifique. L’équipe comptable les traite, puis les achemine électroniquement vers les approbateurs. Cela a permis de gagner du temps mais aussi d’économiser de l’argent, car AIR n’a plus besoin d’envoyer leurs chèques pour payer les fournisseurs.

Les tableaux de bord Beanworks permet d’avoir un aperçu des dépenses en temps réel. « Je peux sélectionner une période, le premier trimestre de l’année par exemple, et voir un montant total. Toutes ces données et factures se trouvent dans un seul espace, il est devenu inutile de fouiller dans des classeurs, » dit Charlie McCumber. Le temps passé à classer a aussi été économisé. La tradition annuelle qui consistait à transporter trois ou quatre cartons dans la réserve a finalement pris fin.

 

rapport de dépenses

Cinq choses que l’équipe financière d’AIR a appris durant la pandémie 

  1. Les compétences en matière de gestion du temps sont indispensables : la séparation physique entre la vie à la maison et la vie au bureau n’existant plus, les responsables comme les employés doivent décider comment gérer au mieux leur temps. « J’ai appris que les choses n’étaient pas toujours aussi urgentes que ce que je pensais, » dit Charlie McCumber.
  2. Faire confiance à ses employés : les responsables ne peuvent plus surveiller leurs employés de la même manière que par le passé, mais ils doivent leur faire confiance pour que le travail soit fait.
  3. Utiliser la technologique pour gérer les missions : les outils tels que Trello ou Tasks dans Microsoft Office peuvent permettre de suivre l’avancée des projets lorsque tout le monde travail à distance.
  4. Etre flexible : votre journée de travail ne suit peut-être plus les horaires de bureau normaux. Mais si le travail est fait, c’est l’essentiel. Se montrer ouvert à de nouvelles façons de travailler est indispensable. Dans le même temps, les responsables doivent échelonner le changement afin que le personnel ne se trouve pas submergé.
  5. Passer à l’automatisation : AIR a été en mesure de s’adapter à la pandémie relativement facilement grâce à l’automatisation de créances avec Beanworks et à une équipe habituée à travailler à distance.

Orientation future

Charlie McCumber souhaitait embaucher un employé supplémentaire bien avant la pandémie de COVID-19. L’incertitude générée par la pandémie a rendu cela impossible, mais le membre de l’équipe chargée des opérations comptables est en mesure de le faire car toutes les données ont été digitalisées et transférées sur le Cloud.

« Si tout n’était pas en ligne, s’il n’était pas facile de créer des rapports, transférer les données et obtenir les approbations, nous devrions certainement avoir une personne de plus, au moins à temps partiel, pour nous aider à faire le travail dans les temps, » dit Charlie McCumber. En l’état actuel des choses, l’utilisation de Beanworks avec d’autres applications permet à l’équipe financière de gérer.

AIR a été en mesure de tirer les bénéfices de son programme de digitalisation précoce, mais les améliorations ne s’arrêtent pas là. Charlie McCumber a l’ambition de réaliser les opérations de fin du mois plus rapidement et de mettre en place de nouveaux processus budgétaires. De plus, il a mis l’accent sur la nécessité de reconnaître le niveau de stress subi par les employés et dont ils continuent de souffrir.

« Tout le monde n’a pas la capacité de travailler huit heures par jour car les gens sont fatigués de devoir gérer ce cauchemar qu’est la pandémie, » dit-il. « Tout le monde n’a pas un super bureau à la maison. » Comprendre cela a joué un rôle essentiel dans l’approche d’AIR en matière de changement pour les mois à venir. Mais une chose est sûre, son équipe a largement profité de l’automatisation et du travail à distance à ce stade.

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