Cette équipe comptable avisée a gagné 3 à 5 minutes de traitement par facture

Estimated Reading Time: 3 minutes

2020 a été une année de transformation pour Homepoint . En tant que troisième prêteur hypothécaire en gros aux États-Unis, leur volume de prêts a presque doublé depuis leur lancement en 2015 et, au troisième trimestre, a déjà largement dépassé son total de 22 milliards de dollars en 2019.

Leur succès a inauguré une période d’expansion rapide – et une toute nouvelle série de défis. L’équipe des comptes fournisseurs (AP) de Homepoint a rencontré un problème en fonctionnant sur des systèmes déconnectés.

« Nous devions rechercher une solution d’automatisation AP pour standardiser nos processus », a déclaré Bill Fischer, contrôleur chez Homepoint.

Avant Beanworks, chaque étape du processus AP impliquait une intervention manuelle. Une personne a été chargée de surveiller la boîte aux lettres AP partagée de l’entreprise, de transmettre chaque facture par e-mail pour approbation, ainsi que de rechercher celles qui étaient encore impayées. Au fur et à mesure que les opérations se développaient, obtenir les approbations à temps devenait extrêmement fastidieux. Les approbations téléchargées devaient être associées aux factures et téléchargées à nouveau dans Sage Intacct, leur système financier. Enfin, ils saisiraient les données. Payer chaque facture prenait énormément de temps et de travail – et l’équipe de Homepoint traitait environ 1 000 factures par mois.

Fischer dit qu’il voulait « ajouter plus de structure, suivre les éléments en suspens et en faire rapport pour donner à l’entreprise un mode de fonctionnement standard, plutôt que des factures leur venant directement d’un fournisseur ou d’un client ».

L’une des principales raisons pour lesquelles Homepoint a choisi Beanworks était sa capacité à automatiser l’ensemble du processus AP et à fournir un accès en temps réel aux données. Étant donné que leurs succursales sont situées dans des fuseaux horaires différents, il était essentiel de pouvoir fournir des mises à jour instantanées sur l’état des factures et des paiements , même en dehors des heures de travail normales. Les approbateurs ont même été formés pour pouvoir examiner eux-mêmes les mises à jour, ce qui a permis à tout le monde de gagner un temps considérable.

« Nous gagnons entre trois et cinq minutes par facture dans le traitement en supprimant le travail administratif et le routage des e-mails », explique Sarah Rehbein, AP Manager chez Homepoint.

Maintenant que le système est automatisé, l’équipe AP ne manque certainement pas de fouiller dans les e-mails sans fin. « Je ne me demande plus ce qui manque dans l’e-mail ou si quelque chose a été supprimé. Je peux avoir confiance dans les statuts AP », déclare Rehbein. « Je peux voir qui dans l’équipe a besoin d’aide parce qu’il était absent ou malade, ou quel fournisseur contacter pour les factures impayées. »

Pour Homepoint, l’intégration d’une solution qu’ils pouvaient intégrer en douceur, sans compromettre la précision, était essentielle. « L’intégration avec Sage Intacct a été excellente. Une fois que quelque chose est payé à partir de notre système, nous pouvons accéder à Beanworks, récupérer ce paiement et voir tout ce qui a été payé, d’un simple clic », note un employé d’AP.

Alors que Homepoint continue de croître, la quantité de données que l’entreprise doit traiter continue de se multiplier. Avec l’automatisation Beanworks AP, ils peuvent ajouter un nombre illimité d’utilisateurs et personnaliser certains flux de travail tels que les canaux d’approbation. « Je peux honnêtement dire qu’avec Beanworks, l’automatisation des points d’accès s’est réellement produite. Nous l’avons fait plus vite que prévu. Il a tenu ses promesses et continue de le faire », résume Fischer.