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« C’était juste des boîtes et des boîtes » – Comment le Minikahda Club a battu la paperasserie avec Beanworks

mars 29, 2021

Estimated Reading Time: 3 minutes

Minikahda Club est un club de golf et un parcours imprégnés d’histoire et de tradition. Il a accueilli l’US Open en 1916 et le Walker Club en 1957 et a été fondé en 1898.

Mais le club du Minnesota avait désespérément besoin de mettre à jour ses processus de comptes fournisseurs (AP) aux temps modernes.

Tout était fait manuellement, ce qui nécessitait des heures de saisie de données et entraînait d’énormes piles de documents et de classeurs difficiles à suivre.

Randy Zat« Notre grenier n’était que des boîtes et des boîtes de paperasse », a déclaré le contrôleur, Randy Zats. « C’était cher, peu maniable, inefficace et improductif – un désastre imminent. »

« Nous avions vraiment besoin de quelque chose pour nous rendre plus légers sur nos pieds. »

Toute solution devait être facile à utiliser et compatible avec le logiciel de comptabilité de l’équipe, ce que tous les fournisseurs de logiciels ne pouvaient pas faire.

Il y avait 15 personnes dans l’entreprise qui approuvaient les factures chaque mois, mais elles se retrouvaient coincées avec une méthode de travail lourde en papier et causaient une déconnexion entre les départements.

« Le changement peut être difficile pour les personnes habituées aux anciennes méthodes, mais il y a tellement d’avantages, et Beanworks est très convivial. » – Nyng Yang, Spécialiste AP, Minikahda Club

« C’était très compartimenté avec beaucoup de silos », souligne Zats. « Les factures allaient au bureau central, elles allaient aux managers, elles allaient aux employés, donc c’était très difficile à contrôler. »

Les responsables coderaient manuellement chaque facture à la main, puis les remettraient à l’équipe AP pour qu’elle les saisisse dans Jonas, leur principal système financier. Pour être sûr qu’ils avaient payé une facture, une copie du chèque était placée dessus, puis la facture était classée. Il n’est donc pas étonnant que leurs bureaux aient été remplis de classeurs pour contenir tout ce papier.

« Minikahda Club a pu repérer 10 000 USD de trop-payés. » – Randy Zats, contrôleur AP, Minikahda Club

Reprendre le contrôle

Ce qui était essentiel pour l’équipe AP du Minikahda Club était de reprendre un certain contrôle sur ses processus financiers, notamment en s’attaquant à des problèmes tels que les factures en double .

Ils se sont tournés vers Beanworks, un partenaire de Jonas, et les résultats ont été impressionnants.

« Il récupère les factures en double », a déclaré Nyng Yang, spécialiste de l’AP. « Je n’ai pas à faire tout ce travail acharné, en vérifiant tous les numéros individuels. »

En obtenant un aperçu de tous les paiements et de tous les fournisseurs, Minikahda a pu repérer 10000USD de trop-perçus, y compris des crédits et des paiements en double.

« Enfin, nous avons pu mieux contrôler le processus », a déclaré Zats.

Et il y avait d’autres avantages lorsque le club est passé au travail à distance. Au lieu d’avoir à examiner les factures physiques, les responsables peuvent les approuver ou les refuser en ligne.

Par exemple, la directrice générale du club peut utiliser l’application mobile Beanworks pour effectuer ces approbations instantanément, où qu’elle se trouve dans le club ou hors site.

« Beanworks change la donne. » – Louisa Bergsma, directrice de l’exploitation, Minikahda Club

Yang a déclaré que la fonction de recherche sur Beanworks a facilité la recherche d’éléments tels que les factures.

« Le changement peut être difficile pour les personnes habituées aux anciennes méthodes, mais il y a tellement d’avantages, et Beanworks est très convivial », a-t-elle déclaré.

Tout cela a permis à l’équipe d’acquérir une plus grande visibilité sur les finances du club, ce qui facilite grandement la fin du mois et l’audit.

Zats a ajouté : « Le mot clé est le contrôle. Une fois que nous fermons, nous savons que nous avons tout, il n’y a pas quelque chose de caché dans un tiroir de bureau ou quelque chose qui va revenir dans une semaine. »

« Cela a repoussé la responsabilité vers les managers parce que tout le monde surveille leurs budgets et leurs paramètres. »

En conséquence, l’équipe peut avoir plus confiance dans ses finances, et même son audit de cette année était « un rêve ».

Grâce à Beanworks, l’équipe AP du Minikahda Club peut vraiment dire qu’elle est désormais plus légère.

COO, Louisa Bergsma a déclaré : « Beanworks change la donne. Elle a mis l’accent sur le service dans un département de service. Cela a accéléré la vitesse à laquelle ils peuvent répondre aux demandes d’informations des services et réduit le stress en facilitant la gestion de la date limite de fin de mois.»

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