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Brickell Biotech: « Nous avons réduit les délais d’approbation des factures de 99% »

novembre 5, 2020

Si la société pharmaceutique Brickell Biotech réussit, l’un de ses médicaments pourrait potentiellement aider les personnes souffrant d’hyperhidrose ou de transpiration excessive, une condition médicale affectant plus de 15 millions d’Américains et des millions d’autres dans le monde. En 2019, lorsqu’ils ont conclu une fusion avec une autre société de RD, ce fut une étape importante dans cette direction. Heureusement pour leur équipe des comptes fournisseurs (AP), la transaction a été conclue sans aucun problème – avec l’aide de Beanworks. « Le traitement des factures a augmenté au cours de la dernière année et demie, surtout après la finalisation de la reprise. Si nous n’avions pas l’ automatisation Beanworks AP , gérer tout cela aurait pris énormément de temps », déclare Jose Breton, CAO chez Brickell Biotech.

Avant Beanworks, Brickell avait du mal à gérer deux plates-formes de stockage distinctes, l’une contenant des documents physiques et l’autre numérique. Les bons de commande ont été générés manuellement et téléchargés dans Dropbox. Les factures sont arrivées par la poste avec les documents liés au paiement, tels que les chèques, les confirmations de virement, etc. Breton dit que le système « est devenu très alambiqué » parce qu’un grand nombre de documents étaient stockés dans des dossiers et des armoires à l’intérieur du bureau.

biotechnologie de brickell
L’exploitation simultanée de plusieurs systèmes AP ralentissait le flux d’informations financières chez Brickell.

Une quantité importante de travail manuel a été consacrée au suivi des données AP. Lors de la réalisation de l’audit annuel, la compilation de toutes les informations nécessaires était extrêmement compliquée. L’équipe financière trouverait des erreurs ou des informations qui n’étaient pas corrélées entre les pièces physiques et numériques. Pour résoudre le problème et maintenir l’exactitude, Brickell a commencé à utiliser des feuilles de calcul, mais cela a entraîné encore plus d’étapes. Plusieurs systèmes fonctionnant en même temps ont rendu l’ensemble du processus AP « complexe et difficile à gérer », explique Breton. « Un défaut que nous avions avec ce système était qu’il n’y avait aucun moyen de voir si les factures et les bons de commande avaient reçu le niveau d’examen et d’approbation approprié. Nous devions documenter cela par e-mails. Il y avait beaucoup de va-et-vient – ce n’était pas idéal. »

« Ce que je préfère à propos de Beanworks, c’est que tout est au même endroit et qu’il est facile à utiliser. » – José Breton, CAO chez Brickell Biotech

Après plusieurs tentatives internes pour résoudre les problèmes, il est devenu clair que les solutions aléatoires ne donnaient pas de résultats. Brickell avait besoin d’un système capable de gérer l’intégralité du flux de travail, des bons de commande aux paiements. Le logiciel allait être utilisé par des collègues de différents départements, donc la facilité d’utilisation et une interface «moderne» étaient tout aussi importantes. Beanworks a offert tout ce qu’ils avaient sur leur liste de souhaits, motivant Brickell à automatiser entièrement leurs bons de commande , les approbations de factures et les paiements .

Maintenant que toutes les données AP sont hébergées dans le logiciel basé sur le cloud de Beanworks, ils n’ont plus besoin de leurs systèmes de gestion de documents précédents et le classement, la numérisation et l’impression ont été presque complètement éliminés. L’équipe AP de Brickell n’a besoin de consacrer que 1% de chaque journée à la numérisation. Breton note: « Beanworks a considérablement réduit le temps passé sur notre ERP, QuickBooks Online – nous passons la plupart de notre temps sur Beanworks. »

Brickell Biotech
Le temps d’approbation des factures a été réduit de 99% grâce à l’accès au cloud.

Les approbateurs de toute l’entreprise peuvent accéder à Beanworks pour autoriser ou rejeter des factures. Si les responsables ont besoin de plus de détails, ils peuvent laisser des notes à l’équipe AP sur la même plateforme. « Beanworks supprime tout risque de s’engager dans une transaction sans un niveau d’approbation approprié », observe Breton. Tout est enregistré de manière centralisée. Leur équipe AP a récupéré 99% de son temps sur la gestion des approbations.

Un inconvénient majeur du flux de travail manuel précédent consistait à passer des heures à essayer d’identifier les factures en double. Chaque heure consacrée à des tâches fastidieuses signifiait plus de temps passé loin du travail financier stratégique. Avec Beanworks, l’équipe peut compter sur le logiciel pour signaler automatiquement ces erreurs.

En essayant de relever les défis communs des AP tels que la saisie de données et le travail manuel, de nombreuses entreprises essaient d’appliquer des solutions de pansement qui ne couvrent qu’une partie du problème. En automatisant leur point d’accès, toutes leurs données provenant de différents flux de travail sont organisées efficacement et se trouvent dans un seul système.

Maintenant qu’ils ont synchronisé les bons de commande, les factures et les paiements dans Beanworks, Brickell envisage d’automatiser son système de gestion des dépenses des employés .

« Ce que je préfère à propos de Beanworks, c’est que tout est au même endroit et qu’il est facile à utiliser. » – José Breton, CAO chez Brickell Biotech.

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